Я, как финансовый директор и бухгалтер в одном лице, я создавала книги, вела их, удаляла записи и пользовалась данными книг, чтобы рассказать руководству об их компании и ее финансовом состоянии. Для меня бухгалтерские книги компании являются неприкосновенными. Они содержат 100% финансовых фактов компании — правду, всю правду и ничего, кроме правды.
Только в случае, если с ними не происходит следующее.
Недавно я общалась с клиентом, который имеет несколько наборов бухгалтерских книг. Некоторые даже не знают, что они это делают. Вот четыре причины, по которым ваша компания может иметь более одного набора бухгалтерских книг, и, если в этих пунктах вы узнаете вашу компанию, здесь вы увидите то, что вы можете сделать, чтобы исправить это проблему:
Причина № 1: вы и ваш налоговый агент не синхронизированы
Любая компания, которая платит налоги в бюджет, рискует создать второй комплект бухгалтерских книг. Все налоговые агенты, которые составляют налоговую отчетность — даже самые умные и профессиональные, — вносят некоторые изменения в книги, которые они ведут и составляют для вас, которые никогда не будут отражены в книгах, которые вы используете для управления своей компанией. Для меня это ужасная практика.
Возьмите, к примеру, амортизацию как самый простой пример. Амортизация должна использоваться при расчете уплаты налогов. Естественно, что ваш составитель налоговой отчетности хотел бы максимизировать ваши амортизационные отчисления в течение года, и они, скорее всего, делают это. Но они также должны сообщать вам о любых корректировках, чтобы ваш бухгалтер мог внести соответствующие корректировки в свои книги, чтобы учетные записи и данные были идентичными.
И амортизация — всего лишь один из возможных примеров. Плюсами синхронизации также будет возможность обнаруживать всевозможные ошибки, корректировки и упрощения при сверке обоих книг. Но если ваши налоговые агенты не будут сообщать вам об этом, даже о нескольких простых записях журнала, — и если вы не будете добавлять, изменять и копировать эти записи, вы получите два совершенно разных набора книг.
И, честно говоря, вы должны контролировать это. Часть ведения бизнеса — это оптимизация налоговой нагрузки, и если ваши книги управления расходятся с цифрами, которые вы сообщаете в налоговую инспекцию, вы будете иметь проблемы. Кроме того, вы можете оказаться в ситуации, когда только ваш налоговый бухгалтер знает реальные цифры и как они рассчитаны … что является опасной ситуацией по многим причинам.
Что с этим делать: чтобы исправить это, вам нужно будет получить корректировки от вашего налогового специалиста. Затем попросите своего бухгалтера внести такие же корректировки с использованием «13-го периода». Каждый месяц — это один период (это 12!), А последний день года – это, так называемый, период 13. Последний период должен включать все налоговые корректирующие записи, чтобы 31 декабря ваши книги выглядели так же, как и налоговая декларация. Внося корректировочные записи 31 декабря, вы сохраните свои данные операционной деятельности за 12 месяцев.
И если вам будет необходимо взглянуть на ваши книги, просто сформируйте свои отчеты за год без корректировки налога (то есть только с 1 января по 30 декабря). Примечание. Не позволяйте своему бухгалтеру «отменять» записи в течение следующего года без консультации с налоговым составителем, так как это может изменить данные учета и вернет вас туда, откуда вы начали: к двум расходящимися наборами книг.
Причина № 2: вы сохраняете второй набор книг, чтобы соответствовать общепринятым принципам бухгалтерского учёта
Все составители налоговой отчетности будут настаивать на том, чтобы ваши книги соответствовали требованиям общепринятых принципов бухгалтерского учёта – стандартам бухгалтерского учета ПБУ (Положения по бухгалтерскому учёту). ПБУ или стандарты бухгалтерского учета, представляют собой свод правил, которые определяют, как регистрируются доходы и расходы.
Зачем вам это нужно? Хотя ПБУ очень полезны для публичных компаний, они не являются обязательным требованием для применения на практике для большинства малых предприятий. Ряд налоговых агентов, скорее всего, будут писать мне недовольные комментарии по поводу этого совета, но я твердо убеждена, что вы должны вести свои учетные книги в удобном для вас виде. И, пока вы придерживаетесь основных принципов бухгалтерского учета, вы можете сформировать свои финансовые отчеты. И если это противоречит каким-то незначительным, не влияющим на финансовый результат, моментам ПБУ, это никого не должно волновать.
Что с этим делать: независимо от того, как вы ведете свои книги, не позволяйте кому-то другому вести второй набор, просто соблюдая ПБУ. Это пустая трата ресурсов и, вероятно, только навредит вам. Если вы уже стали жертвой чрезмерно усердного бухгалтера, мой совет — просто остановиться. Прекратите тратить деньги на отдельные отчеты по ПБУ и найдите нового бухгалтера, который предоставит вам инструменты и рекомендации, необходимые для организации бухгалтерского учета компании с помощью одного набора книг.
Причина № 3: У вас есть проблемы с безопасностью
Некоторые руководители и владельцы бизнеса считают, что хранение некоторых записей «вне книг» не позволит сотрудникам увидеть важные финансовые данные (например, заработную плату, льготы или данные о собственности). Неправда. Как только руководитель начнет использовать для некоторых данных электронные таблицы, полные «секретных» деталей, — целостность финансовой отчетности исчезает. (И, при этом, добавляются ненужные сложности двойного набора данных!)
Зачем вам это нужно? Использование и хранение второго набора книг всегда приведет к ошибкам, дублированию ввода данных и отсутствию, как ясности, так и точности. Вам нужны ваши книги, чтобы данные были четкими, ясными и полными. Чтобы вам не было нужно использовать три электронные таблицы и два файла QuickBooks, чтобы выяснить, получили ли прибыль в этом месяце!
Что с этим делать: немного отпустите поводья. Если в компании нет ни одного человека, которому вы можете доверять, чтобы вести книги честно и с полным, ясным представлением о расходах, попробуйте аутсорсинг вашей бухгалтерской отчетности авторитетной фирме. В качестве дополнительного преимущества вы получите немало — вы перестанете выполнять дополнительную работу по учету самостоятельно, у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на гораздо более важных задачах.
Причина № 4: вы используете слишком много программного обеспечения
Наличие всего одного набора книг означает наличие всего лишь одного программного обеспечения в основе процесса бухгалтерского учета. К сожалению, некоторые компании используют одну систему, которая, например, делает счета-фактуры, но не отслеживает остатки на счетах и оплаты. Или у них есть система продаж, которая отслеживает количество запасов, но не сообщает о стоимости проданных товаров. Существует множество историй, подобных этим, — несколько систем, используемых в компании, которые не очень хорошо интегрируются.
Будьте осторожны с этим!
Зачем вам это нужно? Всегда, когда у вас есть две системы, управляющие бизнесом, вы получите два набора книг, которые никогда не могут быть объединены вместе. Каждая из них может быть правильной и показывать часть истории, но вы пропустите детализированные моменты, которые сочетаются со всеми вашими данными только в одном месте — такие, как прибыльность клиентов, подробная стоимость проданных товаров или годовые обороты.
Что с этим делать: это самая индивидуальная проблема в нашем списке. Если у вас есть несколько программных платформ, каждая из которых создает только часть финансовой картины, крайне важно, чтобы вы работали над более тесной интеграцией. К счастью, часто существуют технологические решения — инструменты синхронизации и облачные платформы, которые объединяют несколько потоков данных. Однако, если ваши системы не работают вместе, возможно, пришло время отказаться от них и начать все заново.
Давайте все обобщим
Независимо от того, почему у вас есть несколько наборов книг, наступило время, чтобы что-то сделать с этим. Примите необходимые меры, чтобы как можно скорее получить один набор четких, кратких и полных учетных записей. Просто не существует другого способа узнать что, все что вам нужно знать о вашем бизнесе это: правда, только правда и ничего, кроме правды!
Знаком с проблемой (а часто это на самом деле проблемой является). Но последний абзац четко говорит о необходимости внедрения новейших материалов, способных максимально упростить учет и избавиться от дубляжа отчетностей. а таковых сейчас много, просто не стоит экономить.
Для чего люди используют так много учетных книг, лучше всего электронные вариант, либо же одна книга, которая всегда в надежном месте.