10 советов по организации и проведению продуктивных виртуальных собраний

10 советов по организации и проведению продуктивных виртуальных собраний

Несмотря на пандемию COVID-19, которая сейчас буквально перевернула наш мир, владельцам бизнеса, сотрудникам и заинтересованным сторонам по-прежнему необходимо проводить совещания и встречи. Вот 10 советов о том, как проводить эффективные онлайн встречи практически, когда вы не можете провести их лично:

 

  1. Уделите время на дополнительную подготовку

 

Просто подключится через Skype или FaceTime и ожидать, что встречи будут проходить так же, как если бы все присутствующие были вместе в одной комнате – это рецепт для большого количества потерянного времени. На самом деле, сейчас существует прекрасная возможность использовать принципы виртуальной классной комнаты. Вместо того, чтобы тратить время онлайн на просмотр информации, отправляйте любые документы или информацию, которую вы хотите охватить за день или два тем, кто будет участвовать в видеоконференции, а затем используйте время, проведенное вместе в интернете уже для того, чтобы отвечать на вопросы, принимать решения или обсуждать этот материал.

 

  1. Разошлите участникам сообщение «Сделать сейчас», чтобы подготовить участников перед началом встречи.

 

Когда люди присоединяются к разговору, попросите их выполнить быстрое задание, например добавить какие-либо обновления в общий документ повестки дня, ввести свое имя и краткую биографию в окне чата или подготовить ответ на основной вопрос, например: «Что именно ты надеешься узнать из этой сессии?»

 

  1. Установите основные правила

 

Установление правил особенно важно в интернете, потому что мы не можем читать язык тела друг друга или улавливать беспокойство, которое в противном случае могло бы указывать на то, что что-то пошло не так. Решите, каким будет ваш порядок выступлений, и придерживайтесь его. Первое время может быть не очень легко разговаривать друг с другом в интернете, поэтому вам может понадобиться обозначить какое-то слово, которое люди могут сказать, когда они закончат свою мысль. Вам также следует установить четкий график для каждого пункта повестки дня и решить, какие важные решения или цели необходимо принять.

Для онлайн-встреч легче потерпеть неудачу, чем закончить с реальным результатом, поэтому неукоснительно придерживайтесь своего плана и правил, чтобы онлайн совещание было продуктивным.

 

  1. Начните с вопроса о регистрации

 

Выделите как минимум две минуты на человека (установите таймер), чтобы участники могли рассказать о себе и своей ситуации. Например, «Расскажите о том, как прошла ваша неделя, что хорошего произошло у вас?» или «Существует ли вас какое-нибудь традиционное семейное лекарство / профилактика от болезни, о которой вы недавно вспомнили?» Вы также можете использовать время, чтобы увидеть, какое у людей настроение, как они чувствуют себя как физически, так и эмоционально, в это неспокойное время.

 

  1. Дайте каждому роль

 

Это достаточно легко проверить, когда вы сидите перед экраном. Постарайтесь включить всех в работу, чтобы все принимали активное участие в онлайн конференции, выдавая им разные задания, используйте: блокнот для заметок (особенно если вы работаете с общим документом или экраном), хронометрист, фасилитатор (для вызова людей на основе назначенного порядка выступлений) и другие задачи, требующие обработки. Если вы планируете проводить много собраний или занятий в интернете, время от времени меняйтесь ролями, чтобы у каждого был шанс попробовать выполнять каждую работу.

 

 

  1. Замедли и освободи место

 

Встреча на экране компьютера и возникновение каких-либо технологических сбоев или отвлекающих факторов окружающей среды в домашних условиях может привести к тому, что онлайновые встречи будут суетливыми и беспорядочными. Один из способов помочь участникам сосредоточиться — попросить всех отключить уведомления (чтобы сообщения электронной почты не появлялись), убрать телефоны и перевести дух. Сохраняйте темп встречи медленнее, предоставляя больше времени, чем вы могли бы сделать во время личной встречи, чтобы обсуждать, задавать вопросы и решать задачи.

 

  1. Разделите группу

 

Онлайн-инструменты, такие как Zoom, позволяют вам создавать «комнаты обсуждения», но вы также можете сделать это, приостановив собрание и попросив людей объединиться в пару для разговора по телефону или через службу сообщений на 10 минут, а затем попросить всех вернуться к общему пространству группового собрания для обмена информацией. Это даст каждому больше «эфирного времени» и предоставит больше возможностей для участия.

 

  1. Делайте паузу с интервалами, чтобы дать участникам время подумать

 

Мысли и обсуждения, как правило, «мелькают» во время виртуальных сессий, поэтому может быть очень полезна пауза в точках перехода, чтобы дать людям возможность собраться с мыслями и записать что-то важное. Вы также можете предложить подсказку, например: «Какая информация из последней дискуссии была наиболее полезной для вас?» или «Какие вопросы у вас еще имеются?» Вы также можете просто оставить вопрос открытым: «Найдите минутку, чтобы записать свои мысли».

 

  1. Закончите свою встречу еще одним кратким сообщением

 

К примеру, это может быть, когда каждый участник делится своими заданиями с сеанса, или это может принимать форму контрольного вопроса: «Какое открытие вы сделали для себя во время этого сеанса?» или «Как вы собираетесь использовать то, что вы узнали / услышали сегодня в своей работе?»

 

  1. Продолжайте

 

Во время онлайн мероприятий люди часто задерживаются, чтобы задать вопросы или прояснить ситуацию, которыми они не хотят делиться со всей группой. Поскольку эта возможность недоступна при онлайн-встречах, создайте намеренную возможность для дальнейшего подключения, отправив последующее электронное письмо с любыми сопроводительными документами, примечаниями или элементами действий. Это также хорошая возможность получить отзывы участников о сеансе посредством краткого опроса (например: Что сработало для вас в этом сеансе? Что вы еще хотите узнать? Что вы будете использовать в дальнейшем? Какие предложения вы предлагаете для будущие встречи?).

 

 

Виртуальные встречи могут быть очень эффективными

 

Виртуальные сражения являются обязательными во время этой опасной вспышки. Хотя для этого требуется немного дополнительных усилий (особенно сначала, если вы не привыкли к этому формату для встреч), будьте уверены, что с небольшой практикой эти онлайн сессии могут быть такими же эффективными, как и личные встречи, если вы установите несколько простых структурных правил и практик на месте.

Если вы готовы использовать все, что могут предложить современные технологии, чтобы помочь вам оставаться на связи, вы сможете и оставаться в безопасности, и быть здоровыми, и выполнять свою работу со своими коллегами. И кто знает? Возможно, вы даже сможете решить, что этот формат совещаний и встреч работает даже лучше, чем вы ожидали, и продолжите свои виртуальные собрания даже после того, как опасность пройдет.

Добавить комментарий

Войти с помощью: 

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Solve : *
17 × 30 =