Не для кого не секрет, что иногда 24 часов в сутки не хватает. Не достаточно времени, чтобы ходить в тренажерный зал, стремиться к своим мечтам или чтобы навести порядок в своей жизни. Эта «нехватка времени» является препятствием, которое мы все должны преодолеть. И несмотря на все это, если вы сможете скомбинировать следующие виды деятельности, у вас получится высвободить время таким образом, чтобы было достигнуто необходимое качество и выполнялись все запланированные процессы.
1. Определите, что действительно нуждается в вашем внимании и участии.
Первая мысль, которая, вероятно, придет вам на ум, это … все! Это подлинный ответ большинства владельцев малого бизнеса. Но вся правда в том что, если вы попытаетесь сделать все, вы будете просто «сгорать» и ваши усилия будут неэффективными.
Сначала определите задачи, которые сможете сделать только вы. К примеру, возможно, вы первоклассный продавец, и только вы можете осуществить продажи на такую сумму или, возможно, вы единственный, кто может создавать и чертить проекты, в общем, что бы это ни было, осознайте это. Если вы не профессионал в выписке счетов и выдаче чеков, ведении бухгалтерского учета, составлении отчетности и расчета фонда заработной платы, вероятно, эти области находятся вне сферы вашей деятельности. Да, все они необходимы для запуска собственного бизнеса, но что, если вместо того, чтобы сосредоточить свое внимание на том, что вы делаете лучше всего и стать выписывать чеки и выполнять другие обязанности в тех областях в которых вы не эксперт? Как ваш бизнес будет развиваться и расти дальше?
2. Установите ограничение на разговоры и встречи.
Длинные телефонные разговоры – они просто бесконечны. И нет ничего, что истощает график предпринимателя больше, чем «встречи о встречах» — они отнимают такое же количество времени, как и обычные встречи.
Существует несколько инструментов планирования, которые могут проделать львиную долю работы за вас, освобождая ваше драгоценное время. Мой личный фаворит Calendly, но есть множество других очень хороших инструментов для планирования. Что самое главное, что вы должны помнить, что вы выбираете инструмент, который должен работать с вашим личным стилем работы и что вы лично будете использовать его.
3. Избегайте ваших социальных сетей, за исключением того, когда вы преследуете какую-нибудь конкретную цель.
Если вашим бизнесом является не маркетинг социальных медиа, то убедитесь, что вы знаете, почему у вас есть ваши конкретные социальные сети. Необходимы ли они вам для сбора информации или проведения исследований? Используете ли вы их в качестве инструментов для обслуживания клиентов? Когда вы знаете, зачем вы используете инструменты социальных медиа и что вы ожидаете получить от их использования, вы можете решить, каким образом наиболее эффективно использовать время для них.
Это может быть довольно просто, например, с использованием постинг платформы типа Hootsuite (мой личный фаворит). Или, может быть более сложным процессом, при привлечении виртуального помощника (-ов), которые смогут помочь вам с обслуживанием клиентов через социальные сети, или с маркетинговой командой, которая сможет помочь вам в создании контента и курирования всего процесса.
4. Узнайте о ваших сильных местах.
Давайте не просто глупо повторять известную всем поговорку: «Кто рано встает – тому Бог подает», у всех у нас бывают времена, когда мы более продуктивны, а когда менее. Это может быть потому что, мы ранние пташки – жаворонки, и имеем большую продуктивность труда по утрам, или же мы совы — полуночники, которые могут интенсивно работать в позднее время и по ночам. Очень важно знать ваши сильные стороны – ваши производительные часы. Какое время дня / ночи самые лучшие для вас, самые продуктивные для работы?
5. Выключите все оповещения и сигналы на ваших гаджетах.
Не на весь день, а как раз в те периоды, когда вы нуждаетесь в оптимальной концентрации (на время вашего продуктивного времени).
6. Научитесь говорить «нет».
Я знаю, что многих из нас учили быть невероятно милыми и вежливыми и всегда делиться тем, что мы имеем, в том числе и нашим временем. Тем не менее, приглашения и запросы от других людей действительно могут отнимать наше время. Таким образом, если вы понимаете, что данный запрос не так уж и важен для вас, очень-очень важно научиться говорить «нет». Когда вы говорите «нет» неожиданным и внешним воздействиям, вы, на самом деле, говорите «да» вашим приоритетам.
7. Используйте систему Стивена Кови с четырьмя секторами.
Во-первых, я приветствую составление списка необходимых дел. Тем не менее, я знаю, что списки дел, как правило, содержат в пять раз больше элементов, чем может быть достигнуто в данный день. Стивен Ковей, автор «7 привычек высокоэффективных людей», разработал систему четырех секторов для управления временем. В принципе, вы берете лист бумаги и рисуете линию сверху вниз по центру по вертикали и еще одну по центру по горизонтали, таким образом разделяя бумагу на четыре квадрата:
• Квадрат # 1 (верхний левый угол):
Он содержит элементы в списке, которые являются неотложными и важными, срочными, то есть, они должны быть сделаны немедленно, иначе произойдет что-то непоправимое, и они очень важные, потому что они действительно влияют на ваши приоритеты и цели.
• Квадрат # 2 (верхний правый угол):
Он содержит элементы в вашем списке, которые не являются срочными, но по-прежнему важны. Эти элементы не должны быть сделаны немедленно, но, при этом, они все же имеют большое влияние на ваши цели.
• Квадрат # 3 (нижний левый угол):
Он содержит элементы, которые являются срочными, но не важными. У всех у нас бывают такие срочные дела и задания, которые нуждаются в нашем немедленном внимании, но, на самом деле, они не оказывают никакого ощутимого влияния на общие цели для нашего бизнеса.
• Квадрат # 4 (нижний правый угол):
Он содержит элементы, которые не являются срочными или важными. У всех у нас бывают такие позиции в списке дел, которые каким-то образом блуждают и переходят из одного списка в другой, то ли от ощущения вины, то ли по привычке, возможно, они были полезны нам когда-то раньше, но больше не актуальны для нашей цели.
8. При делегировании пусть исполнители знают точные цели.
Откажитесь от некоторых из задач в вашем списке и делегируйте их другим пользователям, которые лучше подходят для их выполнения. Совсем не обязательно вам все делать самостоятельно.
При делегировании обязанностей, очень важно, чтобы информационная связь поддерживалась, таким образом, вы сможете быть в курсе всего процесса, держать все под контролем и убедиться, что работа выполняется качественно. Также важно, чтобы люди, которые делают эту работу, знали о целях и причинах для этого задания. Люди, которые являются экспертами в определенных задачах, владеют необходимыми знаниями, которые могут быть применены, и благодаря этому, смогут достигнуть лучших результатов, чем запланированные ранее. Используйте свои знания и предоставьте им информацию о целях и общих результатах, которых вы стремитесь достичь.