Хотите больше продуктивных встреч? Избавьтесь от этих 7 похитителей времени

Хотите больше продуктивных встреч? Избавьтесь от этих 7 похитителей времени

Недавно я работала с новой командой, которая поделилась, что их брифинги длятся по пять с лишним часов в неделю, и оканчиваются они без четких результатов или выводов. Получается, что эта практика проникла во всю культуру компании, когда люди жалуются на частоту и неэффективность собраний, оставляя их разочарованными, растерянными и с небольшим количеством времени для выполнения задач.

Совещания необходимы в бизнесе, так как же вы можете использовать их максимально эффективно и не тратить свое драгоценное время? Попробуйте устранить эти семь причин траты времени и повысить эффективность вашего следующего собрания.

1. Избавьтесь от ненужных совещаний и сократите количество участников

Является ли собрание подходящим местом для обсуждения определенного пункта повестки дня? Правильные ли люди за столом? Распланируйте все совещания вашей компании или отдела в электронной таблице, а затем решите, стоит ли каждая встреча вашего времени. Встречи требуют времени, а время, как известно, это деньги. Одно еженедельное собрание, которое длится пять часов с пятью сотрудниками, означает, что эти члены команды проводят 25 часов каждую неделю на собраниях. Если вы умножите 25 часов на среднюю ставку зарплаты сотрудников в комнате, вы поймете, почему очень важно, чтобы в комнате находились только нужные люди в течение необходимого количества времени.

2. Уберите из расписания пункты не ориентированные на результат

Удостоверьтесь, что темы, которые вы обсуждаете, ориентированы на результат и ограничьте во времени каждую тему, которую вы хотите обсудить. Будьте предельно ясны в отношении основного вопроса обсуждения и ожидаемого результата, который вы ищете. Это позволит вам оставаться сконцентрированным на задании и выполнить его в установленные сроки. Если в повестке дня есть какие-либо темы, которые не требуют участия каждого, обсудите этот вопрос отдельно, до встречи и тогда вы уже будете на встрече с решением или с более четко определенным результатом. Если какая-либо тема включена в повестку дня, но для нее не подходит время или место для этого разговора, переместите этот пункт на другое время или уберите его полностью.

3. Больше конкретики

Проблема большинства собраний заключается в том, что люди уходят с заданиями к выполнению, но не имеют четкого представления о том, когда они должны завершить свои задания. Если вы изначально обсудите «кто» должен выполнить задание, «что» конкретно необходимо сделать и «когда» задание должно быть выполнено, вы максимизируете коммуникацию и результаты. Создайте список «Кто / Что / Когда» и просматривайте его в конце каждого собрания.

4. У каждого члена команды своя миссия

Назначьте координатора и человека, который будет делать записи. Координатор будет следить, чтобы команда не отходила от темы встречи и  чтобы все были услышаны, извлекая информацию у группы. Координатор также может задавать уточняющие вопросы и вовремя дать ход разговору, чтобы не зацикливаться на одном вопросе, отнимая время у другого. Создатель заметок будет записывать любые элементы действий беседы для просмотра в конце собрания и может следить за записями собрания в качестве источника и записи информации, которая должна быть переработана и проанализирована после.

5. Избавьтесь от спекуляции и повторяемости

Всегда добавляйте ценность или новую информацию опираясь на идеи других. Это не даст разговору выйти из-под контроля и не позволит людям говорить только для того, чтобы услышать, как они говорят. Избегайте повторения, используя простые визуальные подсказки, такие как палец вверх или держа карточку с надписью «Я согласен». Прежде чем говорить, всегда задавайте себе следующие четыре вопроса:

• Это важно?

• Нужно ли этим поделиться со всей группой?

• Вы тот, кто должен поделиться этим?

• Кто-нибудь еще поделился чем-то похожим?

6. Больше вопросов, меньше утверждений

Задавайте вопросы, которые позволят другим участвовать и вносить свои собственные идеи. Когда вы просите ясности и настойчивости, это способствует личному росту и развитию вашей команды. Обмен собственным опытом и задавание вопросов другим позволяет членам команды чувствовать себя более комфортно, высказываясь и делясь своим собственным опытом. Избегайте простого констатирования чего-то как факта; вместо этого превратите утверждение в вопрос, чтобы извлечь знания у команды.

7. Скажем нет неэффективности

В конце встречи обойдите зал и попросите свою команду оценить эффективность встречи по шкале от нуля до 10. Если оценки низкие, попросите дать отзыв о том, почему они так считают и как быть более эффективным в следующий раз, и попробуйте улучшить ваши недостатки.Встречи —  это проверенный и реальный способ обмена информацией, заданий и обмена идеями, но они теряют свою основную цель, когда вы становитесь жертвой различных отвлекающих факторов. Возьмите на себя инициативу и внедрите одно или все из этих улучшений совещаний, чтобы сделать ваше следующее собрание лучшим.

Добавить комментарий

Войти с помощью: 

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Solve : *
4 × 18 =