Интернет-технологии, мобильные устройства, и новые программы открыли нам дверь в мир совершенно новых возможностей. Главным из них является возможность работать в виртуальном офисе, что значительно уменьшает накладные расходы и дает вам возможность передвигаться как угодно.
Создание физического пространства
Хотя это может показаться противоречивым самой идее виртуального офиса, первым шагом к созданию его будет обустройство физического пространства, которое будет функционировать в качестве центральной базы операций. Иначе говоря, необходимо какое-то место, чтобы откуда можно будет осуществлять деятельность.
Большинство людей создают офис в собственном доме или квартире, но, теоретически, вы могли бы работать из любой точки мира до тех пор, пока у вас есть подключение к Интернету. Иметь физическое пространство необходимо для прививания уровня согласованности в вашей деятельности.
Используйте новые технологии для запуска
Помимо обязательного создания физического пространства, вся остальная часть проекта это простор для вашего творчества. Ваши потребности, в основном, будут диктовать то, что вам будет необходимо, а что нет, и вы также имеете свободу действий для использования новых технологий и для экспериментирования с различными типами программного обеспечения и программ.
Вот некоторые из них, на которые вы должны обратить внимание:
• приложения Google Apps: Главным трендом в технологиях за последнее десятилетие стала интеграция, и Google является лидером на этом фронте. Службы Google Apps, онлайн офисный пакет, который обслуживает более 2 млн. бизнес-абонентов и предназначен для удовлетворения множества требований виртуального офиса. Всего за $ 5 или $ 10 в месяц, в зависимости от ваших потребностей в объеме хранения информации, вы можете получить доступ к четырем различным категориям служебных приложений, которые предназначены, чтобы помочь вам: общаться (Gmail, Hangouts, Calendar, Google+), хранить документы и файлы (Google Drive), работать (Docs, Sheets, Forms, Slides, and Sites), и управлять (Admin and Vault).
Зачем вкладывать деньги в эти продукты? По словам Кевина Роутсона из известной веб-хостинговой платформы Bluehost, «бесплатные версии Gmail, Google Drive, Google Hangouts и т.д., предназначены скорее для обычных людей для использования в повседневной жизни. А для бизнес-компаний требуется больше контроля, больше возможностей для сотрудничества и больше профессионализма, приложения Google для работы Google Apps for Work делают это возможным. Мало того, что вы получаете дополнительные приложения, доступные только на сервисе Google Apps for Work, вы также получаете простоту Gmail с профессионализмом вашего собственного доменного имени, дополнительный объем для хранения посредством Gmail и Drive, расширение сотрудничества путем синхронизации календарей и файлов между пользователями, расширенные функции безопасности, полное администрирование для всех учетных записей, и многое другое».
• Виртуальный помощник: Может быть это и звучит, как из какого-нибудь фантастического фильма, но вы можете нанять виртуального помощника для обработки необходимых ежедневных задач, как будто это был бы обычный стандартный офисный регистратор. Несколько компаний предлагают виртуальные услуги помощника, и большинство обрабатывают такие задачи, как ввод данных, телефонные звонки, расписание и планирование, редактирование документов, управление социальными медиа, переписку по электронной почте и многое другое.
• Программы по управлению проектами: Включает ли ваш бизнес множество передвижных участников и процессов? Например, вы запускаете дизайнерскую фирму, в которой несколько участников сторон соприкасаются в вашем проекте, прежде чем они осуществят поставку? Если да, то вы будете нуждаться в программном обеспечении по управлению проектами или в платформе, которая позволяет вам расширить сотрудничество и улучшить связь между членами команды. В зависимости от ваших потребностей, вот список некоторых из лучших решений – Wrike, Procore Construction, Web Resource, ManageEngine, ServiceDesk Plus, VisionFlow, JIRA, Basecamp, Bitrix24, Redbooth и т.п.
Взаимодействие с сотрудниками и клиентами
Хотя новейшие технологии помогут вам оставаться на связи, по-настоящему успешный виртуальный бизнес знает, как и когда взаимодействовать с удаленными с сотрудниками и клиентами. Это немного не то, что каждый из нас умеет делать, и для этого требуется определенный набор навыков.
Вам должно быть спокойно и комфортно, отпуская некоторых сотрудников из вашего контроля (так как теперь вы не сможете непосредственно следить за всем, что происходит), и вы должны суметь обеспечить четкие инструкции и эффективно мотивировать своих сотрудников. Программы видео-чатов, например, такие как, как Skype, являются палочкой-выручалочкой в данной ситуации, потому что они позволяют, так сказать, сопоставить лица с именами.
И так как вы запускаете ваш виртуальный офис, то вам придется приложить немало усилий и набраться терпения. Все вышеуказанные средства, программное обеспечение и советы помогут облегчить вам переход и должны увеличить ваши шансы на успех.