Для многих предприятий люди, которых вы нанимаете, являются вашим самым ценным — и самым дорогим — активом. Заработная плата часто составляет значительную часть расходов бизнеса, поэтому важно потратить некоторое время на проработку этой части вашего прогноза.
Но, если вы только начинаете или работаете над бизнес-планом для реализации новой идеи, у вас, вероятно, еще нет никого в штате, и, возможно, вы даже не знаете, каковы ваши кадровые планы. Это нормально и является точной причиной, по которой вы должны работать над прогнозом персонала. Мы пошагово ознакомим вас с процессом, чтобы вы могли определить, какими будут ваши расходы на заработную плату и как это повлияет на конечный результат вашего бизнеса.
Что вам нужно знать для прогнозирования расходов на персонал
Кадровый прогноз — это все о планировании людей, которых вы нанимаете для ведения вашего бизнеса. Ваша цель — выяснить, какой будет ваша ежемесячная заработная плата и как она может измениться со временем.
Чтобы составить хороший кадровый прогноз, вам нужно подумать о нескольких вещах:
Состав вашей команды
Вам нужно знать свою текущую команду, если вы уже работаете, и должности, на которые вы планируете нанимать. Полезно подумать о различных командах, составляющих ваш бизнес, и со временем они могут расти.
Теперь, если у вас еще нет команды, подумайте о ключевых должностях и командах, которые вам понадобятся для ведения вашего бизнеса. Понадобятся ли вам отделы маркетинга, обслуживания клиентов или обслуживающий персонал? Подумайте о своем бизнесе, о том, кто будет помогать вам управлять им и когда вы, скорее всего, их наймете.
Вознаграждения сотрудникам
Для большинства предприятий расходы на сотрудников превышают просто заработную плату. Если вы предлагаете какие-либо льготы, вам захочется знать, что это такое и какова приблизительная стоимость этих льгот.
Налоговые обязательства по заработной плате
Налоги на заработную плату варьируются в зависимости от региона. Если вы не знаете, каковы ваши налоговые обязательства по заработной плате, полезно провести небольшое исследование или спросить бухгалтера о типичных ставках налога на заработную плату и требованиях к вашему региону.
Любые другие необходимые расходы
Многие города требуют дополнительных расходов на сотрудников, таких как финансирование программы страхования компенсаций работникам. Если у вас есть (или планируете иметь) сотрудники, важно иметь представление о том, какими могут быть эти дополнительные расходы для вашего региона.
Как спрогнозировать затраты на персонал
Имея в виду приведенную выше информацию, вы можете начать прогнозировать расходы на персонал всего за несколько простых шагов.
- Перечислите ключевые роли и команды
Если у вас небольшая команда, вы можете просто перечислить своих сотрудников и их зарплаты.
Для компаний, команды которых состоят из людей, выполняющих аналогичную работу, вам следует подумать о создании прогноза для всей команды, а не перечислять каждого отдельного сотрудника. Например, если в вашей компании есть команда обслуживания клиентов, вам не нужно перечислять каждого отдельного сотрудника службы поддержки клиентов. Вместо этого просто включите в свой прогноз персонала запись для «группы обслуживания клиентов”, а затем укажите общую заработную плату для этой команды.
Для вашего кадрового прогноза нормально, чтобы в нем сочетались команды и отдельные лица. Например, вам следует перечислить членов вашей управленческой команды по отдельности, но затем вы могли бы использовать команды для прогнозирования заработной платы за обслуживание клиентов, производство, дизайн и т.д. Важно то, что выбранная вами комбинация точно отражает ваш бизнес и полезна для того, чтобы вы могли легко отслеживать и анализировать затраты на персонал с течением времени.
Если ваш прогноз по персоналу охватывает несколько лет, вам стоит подумать о будущих повышениях и бонусах, которые могут быть предоставлены в соответствующих пунктах вашего прогноза, и включить их в него. Например, если сотрудник зарабатывает 350 000 руб. в первый год работы с вами, и вы планируете повысить его на 7%, то его новая зарплата в следующем году составит 374 500 руб.
Если вы начинающий или растущий бизнес, возможно, у вас есть планы по найму сотрудников в будущем. Обязательно перечислите эти будущие должности и добавьте их зарплаты за месяц или год, в который вы планируете занимать эти должности.
- Определите и разделите прямой, косвенный труд и труд по контракту
В кадровом прогнозе существует три различных типа расходов: прямой труд, косвенный (или регулярный) труд и труд по контракту. Каждый тип по-разному влияет на ваш финансовый прогноз. Итак, важно, чтобы вы понимали, как они функционируют, и прогнозировали каждый тип в отдельности.
Прямая рабочая сила связана с вашими продажами. Это рабочая сила, необходимая для производства вашего продукта или осуществления вашей продажи. Если продажи растут, растут и ваши прямые затраты на рабочую силу. Если продажи снижаются, снижаются и ваши прямые затраты на рабочую силу. Прямой труд наиболее распространен в производственном бизнесе, но также может использоваться в консалтинговых и других сервисных организациях. Прямые затраты на оплату труда являются частью ваших прямых затрат и влияют на вашу валовую прибыль в вашем финансовом прогнозе.
Непрямой труд также называется “обычным” трудом и включает в себя любую заработную плату, которую будет выплачивать ваш бизнес независимо от объема продаж. Например, бизнес будет выплачивать зарплату своей управленческой команде, команде маркетинга и команде разработки продукта независимо от того, что происходит в сфере продаж. Это зарплаты, которые необходимы для ведения бизнеса на повседневной основе. Для многих предприятий вся их заработная плата классифицируется как косвенный (или “обычный») труд. Эти зарплаты являются регулярными расходами и будут отражены в вашем отчете о прибылях и убытках.
Работа по контракту используется для прогнозирования расходов для людей, которые выполняют работу по контракту в вашем бизнесе и которые не являются наемными работниками. Причина, по которой вы хотите разделить контрактную рабочую силу на прямую и косвенную, заключается в том, что вы не платите налоги на заработную плату, пособия или другие расходы подрядчикам. Подрядчики часто являются самостоятельными предприятиями, и ваш бизнес не несет ответственности за уплату дополнительных налогов за работу по контракту. Работа по контракту также является расходом и будет включена в ваш отчет о прибылях и убытках.
- Определите уровень вашей нагрузки
Помимо заработной платы, ваш кадровый план будет включать прогноз других расходов сотрудников, таких как налоги, пособия, медицинское страхование, страховое возмещение работникам и многое другое. Этот раздел вашего кадрового плана часто называют «прочие расходы сотрудников», «накладные расходы сотрудников» или «нагрузка на сотрудников».
Вы могли бы выяснить, каковы точные затраты для каждого сотрудника. Но при прогнозировании часто проще вычислить процент от зарплаты, которую вы будете платить типичному сотруднику — это называется «нормой нагрузки».
Например, если зарплата сотрудника составляет 350 000 руб. в год, вы можете заплатить дополнительные 15% для покрытия налогов, страхования, льгот и т.д. Эти 15% являются нормой нагрузки. Поскольку налоги и другие расходы сотрудников часто растут вместе с зарплатой, полезно использовать процентное соотношение, чтобы при прогнозировании изменений заработной платы расходы на оплату труда автоматически увеличивались соответствующим образом.
Для большинства предприятий норма нагрузки от 15% до 25% считается нормальной, но все зависит от того, какие виды льгот вы планируете предлагать и каковы ваши местные налоги на заработную плату.
Заполнение вашего кадрового прогноза
Чтобы завершить свой прогноз по персоналу, вы сложите все свои затраты на рабочую силу (прямые, косвенные и контрактные), чтобы получить общую заработную плату.
Затем вы рассчитаете свою нагрузку, используя определенную вами норму нагрузки. Умножьте ваши прямые и косвенные затраты на оплату труда на вашу норму нагрузки, чтобы выяснить, каковы накладные расходы вашего сотрудника. Добавьте это число к вашей общей заработной плате, и вы узнаете свои общие расходы на персонал.
Ваши расходы на персонал будут отражены в вашем отчете о прибылях и убытках и повлияют на вашу прибыльность.
Советы по составлению бюджета на персонал
Бюджетирование персонала может показаться сложным, но это намного проще, когда вы просто представляете это как расчет заработной платы. Вам просто нужно знать, кто ваши сотрудники, сколько вы им платите и какие льготы вы предоставляете. Вот еще несколько советов, которые помогут вам с вашим прогнозом:
Найдите правильное сочетание отдельных лиц и групп
В своем кадровом плане вы можете перечислить как отдельных сотрудников, так и группы. Вероятно, вы захотите выделить ключевых сотрудников и других высокооплачиваемых сотрудников, но сгруппировать другие отделы или группы людей, которые выполняют аналогичную работу и имеют схожие зарплаты. Например, вы можете перечислить свою управленческую команду, но затем сгруппировать такие отделы, как маркетинг, обслуживание клиентов и производство.
Не забудь заплатить себе
Ключевая ошибка, которую совершают многие предприниматели, заключается в том, что они не платят себе. В своем прогнозе не забудьте указать свою зарплату. На самом деле вам не нужно выводить деньги из бизнеса в первые дни, но важно вести учет компенсации, которую вы откладываете.
Прогнозирование пробелов в сотрудниках
Если вы прогнозируете рост выручки, вполне вероятно, что в то же время вам потребуется расширить свою команду. Не забудьте спрогнозировать этот рост.
Кроме того, на заре развития бизнеса нескольким людям часто приходится выполнять много работы. Вы могли бы носить шляпу генерального директора и быть директором по маркетингу, а также вице-президентом по продажам. Но со временем вы будете расти, и вам следует включить планы по найму на эти должности в свой прогноз.
Часть вашего более масштабного финансового плана
Ваш кадровый прогноз учитывается в ваших прогнозах прибылей и убытков и оказывает прямое влияние на вашу прибыльность. Для многих предприятий персонал является самой крупной статьей расходов, поэтому важно продумать прогноз и внести коррективы в сроки планируемого найма на основе ваших прогнозов доходов, прибыльности и наличных, которыми вы располагаете для выполнения обязательств по выплате заработной платы.
Конечно, вам также захочется подумать о том, как организован ваш бизнес и как будет выглядеть структура управления. Вы можете использовать такие инструменты, как организационные схемы, которые помогут вам составить свой кадровый план, а затем добавить его в свой бизнес-план. Вы также можете использовать раздел «Команда» вашего бизнес-плана для обсуждения ключевых сотрудников, которых вы планируете нанять в будущем, и любых пробелов, которые есть в вашей организации в настоящее время.
Завершенный раздел вашего бизнес-плана «Управление и организационная структура» будет включать информацию из вашего кадрового прогноза, а также описания вашей организации. Наряду с вашим полным прогнозом, это дает читателям полное представление о том, где находится ваш бизнес сегодня и как вы планируете развивать свою команду в будущем.