Большинство компаний полностью сосредоточивается на своих продажах, маркетинге и балансах, но зачастую забывают об инфраструктуре, которая поддерживает работу, — и это упущение может вам дорого обойтись.
Когда происходит самое страшное, и вы сталкиваетесь со сбоями системы, послепродажной ИТ-поддержкой, обновлениями системы, ревизиями поставщиков или восстановлением системы после взломов и вирусов, неудивительно, что средний ИТ-аутсорсинг стоит недешево; для крупных компаний это может означать огромную потерю из бюджета за каждый час работы специалистов. Даже после того, как исправление выполнено, посчитайте ваши скрытые затраты – добавьте сюда время простоя ваших сотрудников, не имевших возможности полноценно выполнять свою работу какое-то время.
Включение дорожной IT карты в ваши бизнес-планы, безусловно, может помочь вам свести к минимуму последствия наихудших сценариев. И что еще более важно, это подготовит вас к необходимым обновлениям и обслуживанию, которые могут предотвратить эти сценарии.
Почему компании не уделяют приоритетное внимание информационным технологиям
IT — это отдел, где поговорка «если это не сломано, не лезьте туда чтобы ремонтировать» просто не работает. К сожалению, эта поговорка сейчас широко распространена в бизнесе. Нам часто приходится сообщать клиентам, что их критическое оборудование не гарантирует их работу и безопасность. Они настаивают на том, что оборудование все еще нормально работает и функционирует, и что, поскольку у них существуют резервные копии данных, которые, учитывая промежутки времени между сохранениями резервных копий, часто являются неполными, и что им особо нет причин тратить деньги на обновление оборудования.
Этот недальновидный подход предполагает, что внезапное и незапланированное отключение рано или поздно приводит к потере данных, и тогда все оказывается не так уж и просто. При замене аппаратного обеспечения может возникнуть ряд проблем, приводящих к потере данных. Если аппаратного обеспечения нет в наличии, то бизнес может не иметь возможности работать в течение длительного периода времени; если же оборудование окажется на складе, то цена на него может быть значительно выше, чем его реальная цена. Добавьте экстренные затраты на рабочую силу и потерянное время, и вы внезапно сталкиваетесь с настоящей бизнес катастрофой.
Технологии, в отличие от сновидений, не могут работать просто с надеждой на то, что все будет хорошо, поэтому и ваши стратегические решения должны учитывать это. ИТ-планирование и модернизация берут на себя обязательство — от самого процесса до первоначального приложения и эффективной реализации. Люди всегда «слишком заняты», чтобы начать использовать новые и более производительные инструменты в бизнесе, а ведь, на самом деле, это, сродни тому, чтобы катить тележку с квадратными колесами, когда кто-то пытается показать вам круглые.
Построение вашей дорожной карты ИТ
Чем больше ваша компания растет и развивается, тем более значительным становится ваш ИТ-бюджет. Планируете ли вы запустить новый веб-сайт электронной коммерции или собираетесь инвестировать денежные средства в новые компьютеры, дорожная карта ИТ поможет вам достичь своих целей, предвидя все ваши потребности. Она также позволит вам понять масштабы вашего риска и поможет повысить эффективность вашего бизнеса.
Следуйте этим советам, чтобы создать надежную и динамичную карту информационных технологий:
1.Поймите свою историю
Просмотрите и проанализируйте последний год своей ИТ-деятельности и ваши взаимоотношения с поставщиками. Чем больше вы сможете узнать о своем прошлом, тем лучше вы сможете подготовиться к своему будущему.
Этот обзор должен быть сосредоточен на двух факторах: процессах (что вы сделали и почему) и финансах (сколько это стоит). Для всех процессов обратите внимание, были ли у вас какие-либо проблемы, какие услуги вы получили, что вам понравилось, а что нет, сравните с тем, что вызвало у вас стресс, и какие потребности в вашем текущем решении не встречались.
Для анализа финансов, поместите все ваши расходы на ИТ в электронную таблицу, чтобы увидеть, какие из них являются постоянными, а какие нет. Полученная информация поможет вам планировать ваши расходы на следующий год и удалить ненужные сервисы. Удостоверьтесь также, что вы отложите определенную часть бюджета на случай кризисного момента и его решения, основываясь на собственном предыдущем опыте. Никогда не будьте на 100% уверенны, что ваши ИТ будут работать отлично в течение всего года.
2.Отделите потребности от желаний
Вы можете обеспечить своих сотрудников iPad-ами и смартфонами, но если их текущие инструменты пока хорошо работают, эти деньги могут быть потрачены гораздо выгодней.
Часто такие, казалось бы, скучные инвестиции, такие как замена четырехлетнего сервера, приносят гораздо большие дивиденды в душевном спокойствии, даже если они выглядят не так уж и привлекательно для всех членов компании. Подумайте о переносе данных в облако, чтобы снизить затраты на сервер и высвободить деньги для более активных проектов. И хотя вы всегда должны уделять приоритетное внимание обслуживанию в своем бюджете, важно изучить новые бизнес-процессы и возможности для роста.
3.Измерьте ROI (Return On Investment) — коэффицент возврата инвестиций
После того, как вы проанализировали свои расходы прошлого периода и отделили свои технические потребности от желаний, выясните, какие инвестиции в вашем списке окупаются и какие нет.
Инвестиции в информационные технологии, такие как более быстрое оборудование, улучшающее производительность сотрудников или оптимизирование онлайн-опыта, которое привлекает больше клиентов, могут быть трудноизмеримыми. Если вы не можете количественно определить эффективность конкретного действия, делайте, хотя бы, отметки. Таким образом, вы будете иметь конкретную меру разнообразных ваших расходов и сможете оценить их важность для своего бизнеса. Самое главное, не автоматически отказываться от высоких расходов — некоторые инвестиции в ИТ действительно выглядят довольно дорогостоящими, но, поверьте, они могут сэкономить вам деньги с течением времени.
4.Предвидьте будущие обновления
Когда вы готовитесь к будущему, подумайте, когда вам потребуются апгрейды и планируйте их. Один из вопросов, который вы должны задать при этом: Сколько лет вашему оборудованию? Как часто случаются чрезвычайные ситуации в работе оборудования? Изменит ли договор с поставщиком экономию денег компании? Хороший поставщик должен помочь вам оценить вашу текущую позицию и работать с вами, чтобы разработать план, который будет управлять распределением затрат, не подвергая вас неоправданному риску.
5.Управление изменениями
После определения изменений, которые необходимо применить к текущей ИТ-структуре и планированию, вам необходимо разработать стратегии их реализации.
Некоторые люди по своей сути скептически относятся к изменениям, и немногие, если они есть, хотят действительно уделять время, помимо выполнения своих обычных обязанностей, модернизации систем. Обратите внимание на ваши изменения в качество инвестиций, продемонстрируйте их ценность для бизнеса и для работы всей вашей команды, все это будет способствовать переходу и поможет вашей команде быть просто в восторге от долгосрочных возможностей обновления. Кроме того, никогда не недооценивайте важность участия в вашей команде выбора программного обеспечения, особенно если эти варианты повлияют на то, как вы будете работать.
Не позволяйте неожиданным ИТ-проблемам прерывать вашу работу. Построение всеобъемлющей дорожной карты не только укрепит инфраструктуру вашей компании, но и смягчит ваши опасения. Казалось бы, небольшое планирование действительно занимает довольно много времени.