В результате нынешней пандемии, в которой мы все сейчас оказались, переход к удаленной работе ускорился, и выявил множество недостатков в технологических вопросах. Мы сделали огромный шаг вперед в философии рабочего места и два больших шага назад в отношении возможностей, безопасности и стандартизации на рабочем месте.
Для организаций, которые и до пандемии были ориентированы на удаленный доступ, эта ситуация является просто расширением возможностей и инфраструктуры, которые у них уже были. К сожалению, большинство предприятий не были готовы к тому, что развернулось за последние несколько месяцев, и вынуждены играть в догонялки — только уже разбираясь в том, как развернуть работу в домашних условиях в глобальных масштабах.
Если мы забудем о венчурных капиталистах и фрилансерах, среднестатистический домашний офис и удаленная ИТ настройка примерно так же технически реальны, как и фермерское хозяйство с 2005 года. Сотрудники делают все возможное, но большинство их покинуло офис, ожидая, что они смогут вернуться через несколько недель максимум.
Мы все считаем день за днем, но это может навредить вашим командам, если мы не подготовимся сейчас к тому, что может стать нашей реальностью и в следующем финансовом году. Даже если карантин будет отменен, руководителям необходимо осознавать тот факт, что многие люди не будут чувствовать себя комфортно, возвращаясь в традиционные офисы в течение длительного времени.
Насколько эффективны домашние офисы для ваших сотрудников?
Если бы вы в нынешнем состоянии задали руководящим работникам несколько важных вопросов, такие как:
- Хотели бы, чтобы члены вашей команды преуспели и выполняли свою работу, как можно лучше?
- Заботитесь ли вы о безопасности своей организации, сотрудников и клиентов?
Ни один уважающий себя лидер не ответил бы «нет», но важно, чтобы они сначала обдумали и проанализировали эти вопросы через призму сотрудника и его домашнего офиса в данный момент:
-
Доступ и удобство использования инструментов
Все ли сотрудники имеют то, что им необходимо, и, если у них недостаточно инструментов или оборудования, каким образом они могут получить эти активы наиболее эффективным и безопасным способом? Кому нужно использовать какие приложения? Как ваши сотрудники справляются с управлением «трудноуправляемого судна»? Для большинства организаций это просто означает выделение дополнительных ресурсов и необходимость связи с финансовым директором. Этот процесс не только влияет на долгосрочную производительность и себестоимость, но также может создавать риски для безопасности.
-
Прогнозирование производительности системы
У некоторых сотрудников есть отличный интернет-провайдер дома, а у некоторых нет. Практически ни у кого нет маршрутизатора коммерческого уровня, и очень немногие используют VPN. Теперь рассмотрим каждый из компьютеров ваших сотрудников, которые часто используются для персональных компьютеров в дополнение к работе. Проводится ли регулярное обслуживание системы на всех устройствах, которые касаются рабочих данных? Управление сетью и ноутбуком должно быть полностью переоценено в удаленной рабочей среде.
-
Сотрудничество
В течение этого времени о личном взаимодействии не может быть и речи. Такие инструменты, как внешние мониторы, цифровые доски, камеры, интеллектуальные клавиатуры и т. д. являются культурным связующим звеном, объединяющим вашу компанию. Возможно, вы знаете, что вам нужно для продуктивной работы, но все ли в вашей организации знают, как и что правильно оптимизировать? Было ли это разъяснено должным образом?
Создание технологически эффективного домашнего офиса
Поскольку удаленная работа продолжает становиться все более важным элементом современного бизнеса, а домашние офисы сотрудников становятся продолжением вашей компании, лидеры должны взять на себя ответственность за создание системы, отражающей стандарты качества, существующие в традиционных офисах.
Домашние офисы должны основываться на нескольких принципах, которые поощряют бесперебойное производство работы с минимальными техническими помехами:
-
Производительность и безопасность ноутбука
Компьютеры сотрудников должны не только включаться и функционировать в некоторой степени — они должны работать максимально быстро и эффективно. Если это не так, удаленная служба должна немедленно починить устройство. Устройства (все из них: Mac, Windows, Linux, Android) должны быть видны и контролироваться из центрального места. Моя команда решила автоматизировать систему и создала централизованную консоль управления, чтобы даже нетехнический специалист мог управлять сотнями или тысячами устройств. Это не единственный доступный маршрут, но он работает для нас.
-
Продолжайте постоянно вносить исправления
Приложения на рабочих устройствах сотрудников должны устанавливаться и обновляться автоматически или полуавтоматически. Мы все когда-то были тем, кто нажал «напомнить мне завтра» об обновлении устройства – и было бы безответственно предполагать, что все твердо понимают важность исправлений устройства и почему это так важно. Для навигации автоматизируйте процесс, чтобы у них не было возможности нажать «Отложить».
-
Производительность сети / интернет-провайдера
Скоростные тесты домашнего офиса компании должны быть нормой. Развертывание небольшого маршрутизатора коммерческого уровня в каждом домашнем офисе — это небольшая цена за централизованное управление, устранение неполадок и безопасность для сотен или тысяч домашних сетей. Если у вас есть такая возможность, создайте специализированную ИТ-инфраструктуру для работы на дому, которая включает в себя относительно недорогой коммерческий маршрутизатор, который можно отправить каждому сотруднику и легко настроить.
-
Периферийные устройства
Стандартизируйте всю периферию домашнего офиса, включая доставку и установку. Это может показаться банальным — «просто приобрести еще один монитор», но в зависимости от должности и обязанностей сотрудника, это еще не полные данные. Графическому дизайнеру и торговому представителю нужны совершенно разные мониторы. Ваш руководитель юридического отдела или финансовый директор может получить доступ к более конфиденциальной информации, чем ваша маркетинговая команда, поэтому им могут потребоваться дополнительные устройства безопасности, такие как VPN. А как насчет цифровой белой доски? Какова ваша стратегия: аппаратный IP-телефон или софтфон? Что это хотя бы значит? Есть над чем подумать!
Офис будущего сейчас
Офис будущего прибыл немного неожиданно. И в зависимости от того, кого вы спросите об этом, вам ответят: это либо действительно круто, либо совсем не круто. Может быть, под вашим столом спит собака или ребенок просит у вас iPad поиграть.
Помимо технических характеристик, примите во внимание новые нормы, с которыми сталкиваются ваши команды. Если вы генеральный директор, обратитесь к как можно большему количеству людей. Возможно, некоторые смогут поделиться своим опытом с вами. Если вы новичок в своей карьере, озвучьте свои проблемы и трудности перед руководством. Поощряйте видео-чаты с глазу на глаз, но предупредите об этом, чтобы все участники могли привести себя в порядок перед видеосвязью.
Нам нужно начать с основ, чтобы убедиться, что мы создаем команды для успеха. На техническом уровне это начинается с повышения ваших ИТ-возможностей работы с дивана.
Превосходство в «новом» офисе начинается с использования ИТ как вспомогательной функции для вашей команды. Это начинается с переосмысления ИТ и определения «офиса» с нуля.