Для владельцев малого бизнеса, сохранение финансовой отчетности вашего бизнеса в безопасности и в систематизированном виде имеют решающее значение для эффективной и успешной работы малого бизнеса. Ни для кого не секрет, что на самом деле, некоторые виды бизнес-отчетов содержат конфиденциальную информацию о вашей компании, клиентах и работниках, именно для них и необходимо принимать специальные меры предосторожности при хранении.
В то время как кражи, потери и стихийные бедствия это случаи, о которых мы предпочитаем не задумываться, но мы можем приложить усилия, чтобы попытаться избежать их. Рассмотрите вопрос о создании плана готовности к чрезвычайным ситуациям в бизнесе, чтобы защитить вашу компанию. Если вы хотите сохранить свои бухгалтерские записи и финансовые документы в безопасности, попробуйте эти четыре простых шага:
Шаг 1: Оцифровка бумажных документов.
Храните ли важные бумажные документы в разбитой на отделения картотеке, складываете ли в открытых неорганизованных бумажных коробках в сыром подвале? Каждый из этих сценариев напрашивается на неприятные последствия.
Я был владельцем малого бизнеса в течение 30 лет, и я знаю на собственном опыте, что хранить единственную копию своих документов в уязвимом месте просто не вариант! Я все свои важные документы, резервные копии оцифрововал и закинул в облако.
Если вы используете систему хранения бумажных документов, наилучшим решением будет оцифровывать старые документы, которые у вас в настоящее время есть, хранить их в облаке, и продолжать хранения новых документов в том же стиле. Конечно, легче сказать, чем сделать. Если вы осуществляете свою хозяйственную предпринимательскую деятельность уже на протяжении длительного времени, вы, вероятно, имеете многочисленные коробки с бухгалтерскими документами за большое количество лет. Большая часть этой документации больше не актуальна, но большая часть ее все еще может быть необходима вам.
Оцифровка документов и финансовых бизнес отчетов в облако поможет вам освободить ваше физическое пространство для осуществления работы вашего бизнеса, а также, таким образом, информация сортируется и безопасно хранится. И сейчас это проще, чем когда-либо. Существуют некоторые быстрые способы, которые поместят ваши документы в облако через приложения, такие как скан документов (для небольших рабочих мест) или корпоративное пакетное сканирование для более крупных проектов. И вы не должны сделать все это сразу, за один раз. Найдите минутку, чтобы разобраться в своими наиболее важными файлами, и поместите их в облако, а затем продолжайте работать над этим процессом, постепенно увеличивая количество отсканированных документов.
Шаг 2: Знайте, где найти нужные копии.
Нет, ответ это не копировальное устройство! Некоторые документы, такие как важные учредительные документы или лицензии, должны иметь официальные копии. Для того, чтобы сократить количество времени, затраченное на отслеживание официальных копий, составьте список источников, где копии могут быть найдены в самом начале вашего проекта.
В остальных случаях вы можете не знать, что вам необходимо сохранить копию документа до тех пор, пока вы не будете в ситуации, когда вам понадобятся все документы, например аудиторская проверка. Во многих случаях, вы можете получить копии необходимых бухгалтерских форм и бизнес отчетов, отправив запрос.
Шаг 3: Защитите записи на компьютере.
Будьте активны здесь. Если вы храните ваши бизнес-финансовые отчеты непосредственно на локальном компьютере, то ваш компьютер является слабым звеном, и вам необходимо защитить его. Установите пакет программного обеспечения антивирусной программы на рабочем столе, ограничьте доступ к дискам на этом компьютере, и убедитесь, что все важные файлы и папки всегда находятся в резервном копировании, на внешнем диске или на облаке за пределами вашего компьютера.
Кроме того, при удалении ваших дисков, не просто удаляйте их. Многие файлы могут быть восстановлены даже после того, как они будут удалены. Существует форматирование диска. Воспользуйтесь данной функцией.
Шаг 4: Начинайте бизнес в облаке и заканчивайте также в облаке.
Существуют продукты и услуги, которые позволяют вам делать все для вашего финансового учета, ведения бухгалтерского учета и расчета заработной платы в облаке, используя только всего лишь одно приложение. Такое программное обеспечение имеет опцию упрощения вашей задачи выполнения финансовых решений, а также их запись и сохранение.
Большинство облачных бухгалтерских программных решений принимают меры по защите информации. Многие будут шифровать информацию вашей компании, используя тот же метод, что и банки, используя надежные пароли и алгоритмы хэширования таким образом, что ваш бухгалтерский учет останется скрытым от всех, и постоянно обновляя свои меры защиты от вирусов.