Неправильно было бы излагать Вам те простые позиции, которые описаны в этом разделе. Но практика показывает нам, как часто люди ошибаются именно в таких вещах, которые очень легки к пониманию и выполнению, и которые призывают Вас в целом только лишь к дисциплине.
Эпизоды из жизненного опыта.
Ведение учета – главнейшая часть любого бизнеса. В случае если игнорировать это правило, можно стать жертвой абсолютно курьезных промахов.
Всю свою жизнь я работаю с финансами, и повидал множество различных случаев. Один весьма компетентный, однако, юный и неопытный предприниматель, как-то раз не успел доставить деньги в банк до его закрытия. Наши представительства находились вблизи, по этой причине он принес сумку с деньгами мне, с просьбой, сохранить деньги в сейфе до утра следующего дня.
Прошел первый день, за ним второй, третий, неделя. Ценная сумка с деньгами по-прежнему в моем небольшом сейфе, что доставляет мне немало неудобств, поэтому я беру сумку и иду сам к нему. И попадаю прямо на разбор. Крики, ругательства, красные пятна на лицах. Оказывается – деньги исчезли. Думаю, Читатель догадывается, о каких деньгах речь. В сумке находилось 40 000 условных единиц, на тот период за эти деньги возможно было приобрести в Москве однокомнатную квартиру. Что было бы, если бы я не пришел?
Описанный случай может показаться весьма комичным, однако имеется совершенно рациональное психологическое объяснение: мозг человека способен сохранять в оперативке 7 ± 2 дела единовременно. По этой простой причине человек, весь день работающий с заказчиками, получавший и выдававший денежные средства, попросту не сможет припомнить все десять или двадцать сделок, произошедших за текущий день. Необходимо обязательно осуществлять учет, по-другому утраты неизбежны.
Другой бизнесмен много и благополучно трудился, поставляя товары учреждениям, плативших ему по безналичному расчету. Только начиная коммерческую деятельность, он не счел необходимым оформлять собственное юридическое лицо, договорившись со своим товарищем (моим боссом), об использовании расчетного счета нашей фирмы. Когда прибывали средства, он отзванивался мне, называл требуемую сумму, кто отправитель и номер платежа, а я, в свою очередь, информировал его о наличии либо отсутствии платежки.
Вскоре я обнаружил, что всей суммы он не требует. Я знал, что средства его, так как знал его клиентов, однако он не спрашивал этих денег. Проблема такова, он попросту не припоминал абсолютно все партии товара, которые были ним отгружены.
Подобных ситуаций всякий финансист либо бухгалтер способен поведать сколько угодно. Вероятно, Вы в данный момент понимающе киваете оттого, что когда-то сами наступили на эти грабли.
Для того чтобы подобного не случалось, необходимо правильно считать деньги, придерживаясь технологии.
Пришло время сказать несколько слов о технологиях учета и контроля.
Сверка
Сверка – это самый настоящий краеугольный камень целостной и неделимой технологии учета.
Задумка сверки весьма индивидуальна и подсознательно ясна. В бытовой обстановке каждый, самостоятельно того не понимая, использует ее без какого-либо специального обучения.
Предположим, с утра в Вашем кошельке находилось 7 850 рублей. За световой день вы заработали 24 600 рублей (оборот по приходу) и сдали 30 000 рублей (оборот по расходу). Какая сумму денег должна находиться в вашем кошельке к концу дня?
Обретаем базовую формулу:
При условии, что Вы точно представляете какая сумма была утром, оперируя своими записями, Вы легко сможете подсчитать, сколько денег должно стать к вечеру. Выполняете проверку. В случае если не сходится — ищите где ошиблись. Вот это и называется сверкой.
На данном несложном принципе и основывается вся технология сверки.
Двойная запись – эта сверка, которая доведена до логической безупречности. Жесткие условия к оформлению документации обеспечивают фундамент для сверки. Необходимую надежность учету способна придать только сверка. Разумеется, компьютерные программы способны посчитать быстро и безошибочно, однако, если ввести в эту программу неверные данные, то компьютер так же быстро и безошибочно предоставит неверный результат. По этой причине необходимо регулярно, практически ежедневно, сверять остатки, обнаруживать и поправлять ошибки. Ведь сегодня Вы без проблем припомните, отыщете и поправите погрешность. Вчерашние же действия вспомнить сложнее, а позавчерашние почти невозможно. Именно поэтому очень важно производить сверку именно ежедневно.
Поверьте, расхождения присутствует в сверках весьма часто.
Следовательно, учет ведется ежедневно и выполняется в три этапа:
1. Начиная рабочий день необходимо сверить входящий остаток: подсчет наличных средств сверяется согласно учету. Цифры должны совпадать.
2. В течении трудового дня вносите все, без исключения, операции в учет.
3. В завершении дня выполняйте сверку исходящего остатка: пересчитывайте деньги, сравнивайте с остатком согласно учету. Необходимо абсолютное равенство обеих цифр. Когда в кассе нехватка средств, кассир погашает ее из собственного кошелька – ведь он несет материальную ответственность. Когда в кассе избыток – приходуем, то это уже деньги фирмы.
На следующий день выполняем те же действия, и так день ото дня.
Переходящий остаток
Вполне очевидно, что с утра денежных единиц должно быть такое же количество, что и вечером накануне. На самом деле, на этом шаге допускается немало ошибок. Представим, что Вы уже закончили сверку и заперли кассу, а здесь является еще один клиент. Вы обслуживаете его, он расплачивается, только настроение у Вас уже не самое рабочее. Результатом становится отсутствие записи об этой сделке. По этой причине необходимо концентрировать внимание на переходящем остатке и контролировать, совпадает ли он.
Остатки переходят из одного дня в следующий и формируют собой цепочку переходящих остатков.
Следовательно, каждая ошибка тянет за собой ошибочные остатки в учетах абсолютно всех следующих дней. Это дает возможность удостовериться в точности ведения записей учета, основываясь только на последней цифре, защищая от подделки записей в прошлые периоды.