Управление качеством является важным аспектом многих регулируемых отраслей, и одним из важнейших компонентов управления качеством является процесс аудита. Однако сегодня традиционный аудит на месте все чаще заменяется удаленным аудитом, который иногда называют «виртуальным».
В этом сценарии аудиторские данные собираются и оцениваются аудиторами так же, как и при традиционном выездном аудите, хотя работа проводится по электронной почте, с помощью телефонных звонков и удаленных технологий, таких как программное обеспечение для видеоконференций и облачного контента.
Сфера аудита развивается
Пандемия Covid-19 сыграла большую роль в этом переходе к дистанционному аудиту. Всего несколько лет назад сбой такого масштаба означал бы приостановку большинства аудиторских проверок. Однако распространение инструментов удаленных технологий сделало удаленный аудит возможным решением для поддержания непрерывности работы в это непростое время.
Некоторые эксперты прогнозируют, что переход от традиционного аудита на местах к дистанционному аудиту сохранится даже после того, как пандемия закончится. «Забегая вперед, хочется сказать, что удаленный аудит будет продолжать набирать обороты, и все больше организаций будут внедрять его в качестве нового метода работы», — говорит Сет Голденберг, доктор философских наук. «Традиционный выездной аудит станет менее частым».
Плюсы и минусы удаленного аудита
И хотя удаленный аудит обязательно должен соответствовать тем же стандартам и требованиям, что и традиционный аудит на месте, виртуальный характер этого типа аудита действительно создает проблемы, как технические, так и процедурные, но, наравне с этим, существуют и некоторые конкретные преимущества в его применении.
Плюсы удаленного аудита
• Более эффективный. Сэкономленное время на пути к месту проведения аудита аудитор может лучше использовать, например, для проверки документации или написания более подробных отчетов по аудиту.
• Более экономичный. Удаленный аудит устраняет необходимость в дорогостоящих поездках, питании и жилье для аудиторов, что обычно приводит к значительным затратам по проекту.
• Лучшее привлечение аудитора. Дистанционное проведение аудитов помогает снизить «выгорания аудиторов» — частую проблему для аудиторов, которым часто приходится проводить на месте по несколько дней.
Минусы удаленного аудита
• Сильно зависит от технических средств. Технические препятствия (например, проблемы с сетевым подключением, проблемы с доступом к базам данных или другим системам) могут замедлить процесс.
• Отсутствие личной связи. Утрачивается прямое взаимодействие с проверяемой организацией, и аудитор отсутствует на месте физического аудита, что иногда может повлиять на эффективность процесса аудита.
• Не всегда возможно. Удаленный аудит не всегда возможен или осуществим в зависимости от обстоятельств.
Лучшие практики удаленного аудита
Чтобы удаленный аудит проходил гладко и эффективно, обязательно следуйте этим передовым методам до и во время процесса аудита:
1. Создайте основу для успеха
Перед началом удаленного аудита убедитесь, что у вас есть необходимые технологические инструменты и процессы:
• Стандартизируйте высококачественную платформу для совместной работы, чтобы проводить эффективные виртуальные встречи на протяжении всего аудита.
• Убедитесь, что у вас есть безопасное подключение к интернету с высокой пропускной способностью, что критично для безопасной передачи больших цифровых файлов.
• Убедитесь, что перед аудитом имеется хорошо обученная группа поддержки, в том числе группа ИТ-поддержки для устранения любых технических проблем.
• Внедрите современную систему управления контентом и данными, которая будет служить централизованным хранилищем документов. Облачное решение идеально подходит для удаленного аудита, поскольку позволяет аудиторам в разных местах эффективно сотрудничать в режиме реального времени, где бы они ни работали.
2. Выделите время для предварительного обзора.
Перед формальным началом аудита полезно позволить аудиторам провести общий анализ информации на высоком уровне. Это дает им «общую картину» объема документов и материалов, подлежащих аудиту. Это также помогает выявить проблемы с доступом или другие проблемы до того, как начнется серьезный аудит.
3. Убедитесь, что вся команда знакома с инструментами, которые они будут использовать.
Дайте членам аудиторской группы время попрактиковаться в использовании технологиях, которые будут использоваться во время аудита. Даже такая, казалось бы, простая вещь, как решение для видеоконференцсвязи, может вызвать путаницу и затруднить общение, если пользователи не понимают основ: как присоединяться к собраниям, отключать звук, задавать вопросы и т.д.
4. Разработайте план проверки документов.
Убедитесь, что у вас есть четкий план того, к каким документам аудиторам потребуется доступ, какие системы будут использоваться для обмена этими документами и как вы обеспечите их безопасный доступ. Есть ли какие-то документы, которые обычно запрашивают аудиторы, которыми можно поделиться заранее? Определите, можете ли вы в некоторых случаях показать аудиторам данные из записей обучения или качественных событий, чтобы они могли видеть сквозной процесс, а не просматривать статические записи, которых может быть несколько разных версий.
5. Предвидьте запросы на проверку нецифровых документов.
Одна из проблем во время удаленного аудита — это когда аудитор запрашивает проверку документов, которые не ведутся в электронном виде. Убедитесь, что у вас есть план действий в непредвиденных обстоятельствах для этого сценария, который может включать в себя присутствие сотрудника на месте, оснащенного гарнитурой, чтобы он мог общаться с аудитором в режиме реального времени, позволяя им искать и работать с документами, которые запрашивает аудитор. Кроме того, этот человек должен иметь возможность быстро сканировать документы и передавать их в цифровом виде аудитору в защищенной системе управления контентом.