В настоящее время мы проводим величайший в истории эксперимент по удаленной работе. Пандемия COVID-19 вынуждает предприятия быстро адаптироваться к новым рабочим условиям, которые обеспечивают большее социальное дистанцирование. Несмотря на то, что это незначительная адаптация для тех кто и раньше работал удаленно, но это может быть довольно сложным для тех, кто пробует работать удаленно впервые.
Даже до того, как сложилась ситуация с COVID-19, удаленная работа была довольно актуальна. Недавнее исследование, опубликованное до пандемии коронавируса, показало, что 50% сотрудников по всему миру работают удаленно, по крайней мере, половину недели. Это же исследование показало, что, сталкиваясь с подобными предложениями о работе, 80% сотрудников предпочли бы работать удаленно и отказались бы от предложения, в котором не предлагается гибкий вариант работы.
Все это означает, что независимо от того, готовы ли вы или нет к этому, удаленная работа сейчас помогает выжить бизнесу и сотрудникам. Возникает логичный вопрос: каким образом вы можете не только выжить в этой новой реальности, но и добиться процветания. К счастью, существует множество знаний о дистанционной работе, полученных ранее. Привелдем некоторые практические советы и инструменты, которые помогут вам максимально использовать эту ситуацию с пользой.
Установите рутину
Возможно, самая большая проблема для адаптации к новому рабочему процессу — найти свой распорядок дня. Многие привыкли к общению на рабочем месте, поэтому, пока вы не привыкнете работать из дома, вы, вероятно, будете чувствовать себя некомфортно.
У всех нас есть наш офисный режим, обычно вращающийся вокруг продуктивного времени на рабочем месте, совещаний и перерывов на обед и кофе. То, что вы работаете дома, не означает, что вы не можете воссоздать нечто подобное.
У моей команды был гибкий рабочий день в течение многих лет, поэтому я приобрела некоторый опыт в этом отношении. Вот пример типа рутины, которую я советую членам моей команды создавать для себя, работая из дома:
Утренняя зарядка. Важно учитывать снижение физической активности и подвижности при работе из дома. Раньше вы могли ходить на работу, подниматься по лестнице, выходить из офиса, чтобы пообедать и т. д. Компенсация этого важна для вашего физического и психического здоровья.
Одевайтесь для работы. Существует общеизвестный принцип, что если вы можете что-то делать, это не значит, что вы должны это делать. В контексте работы на дому то, что вы можете провести весь день в пижаме, не означает, что вы должны это делать. Чтобы настроиться на рабочий лад, найдите время, чтобы подготовиться к этому дню так, как если бы вы шли в офис.
Завтрак и личное время. Поддержание здоровых привычек питания всегда важно и тогда, когда вы работаете дома и практикуете социальное дистанцирование.
Завтрак — прекрасная возможность сделать что-то для себя: послушать/посмотреть новости, почитать книгу, просто посмотреть в окно или еще что-нибудь, что принесет вам радость.
Составляйте план своего рабочего дня. Утреннее время, чтобы наметить свои задачи и цели на этот день, является отличным способом сосредоточиться. Вы также можете делиться со своими коллегами в курсе рабочих моментов, информировать их и получать узнавать новости от них.
Работайте с умом. Работа с ноутбуком в течение восьми часов подряд не приведет к наиболее продуктивной работе. Когда вы почувствуете, что вам нужен перерыв, сделайте перерыв. В офисе вы всегда находили способы отдохнуть морально и размять ноги, так что сделайте то же самое здесь.
Заканчивайте работу в установленное время. Рабочее время — это рабочее время, и оно не должно меняться только потому, что вы сейчас живете в «офисе». Установите четкое время окончания вашей работы каждый день. Конечно, это можно отрегулировать в определенных случаях, например, когда вы работаете в офисе. Однако соблюдение строгого рабочего времени поможет вам создать важное разделение вашей работы и личной жизни.
Не забудьте выделить время для себя
Одна из самых больших проблем работы на дому — это чувство, что ты всегда на связи. Слишком часто люди встают, включают компьютер, начинают работать и не останавливаются до позднего вечера, затрачивая гораздо больше времени, чем восьмичасовой рабочий день. Частично это происходит из-за стремления «доказать», что вы работаете, преодолев это, вам станет удобнее работать удаленно.
Просто потому, что ваш дом теперь стал вашим офисом, вы не должны чувствовать себя обязанным быть доступным в течение всех часов бодрствования. На самом деле, сейчас, как никогда, важно уделять время себе, чтобы поддерживать свое физическое и психическое здоровье.
Установите четкое рабочее время с соответствующим количеством перерывов и придерживайтесь их! Вы никому не окажете услугу, если работа на дому сделает вас истощенным и немотивированным. Не говоря уже о том, что ваша производительность, безусловно, пострадает, если вы не выделите время для себя.
Найдите способы взаимодействия лично
Одной из самых больших проблем работы на дому является потеря связи между людьми, которую вы найдете в офисе. Вы быстро оцените и будете скучать это личное общение. Люди являются социальными существами, и мы должны чувствовать связь. На самом деле, исследования показывают, что 19% удаленных работников считают одиночество своей главной проблемой. Вот почему при работе из дома очень важно найти способы личного общения.
Моя команда, как минимум, раз в неделю выделяет время для проведения личных встреч с использованием программного обеспечения для видеосвязи. Во время этих встреч у нас есть правило, что каждый должен использовать видеосвязь, и вначале мы уделяем время, чтобы поделиться новостями о себе. Эти встречи помогают нам восстановить связь и уменьшить наше чувство изоляции дома.
Найдите правильные инструменты
Я целенаправленно сделала обсуждение инструментов после предыдущих пунктов, так как предыдущие пункты являются наиболее важными. Слишком часто люди надеются на технологическое решение проблемы человека. Использование правильных инструментов, безусловно, поможет вам чувствовать себя более связанным и повысит вашу способность к сотрудничеству. Однако инструменты — это средство, а не цель, и гораздо важнее закрепить вышеприведенные пункты, прежде чем рассматривать технологии.
При этом существует несколько категорий инструментов, которые могут помочь вам и вашей команде оставаться на связи и поддерживать производительность. Ваш выбор будет зависеть от многих факторов, включая ваши текущие настройки, конкретные потребности вашей команды, размер вашей команды, размер вашего бюджета и т. д.
Имейте в виду, что многие компании предлагают бесплатные пробные периоды или большие скидки, чтобы поддержать тех, кто пострадал от пандемии COVID-19. Это то, на что нужно обратить внимание при проведении исследований.
Командные коммуникационные решения
Переход к удаленной настройке работы означает, что вашей команде нужно будет подумать, как оставаться на связи. На рынке существует множество вариантов, от платформ обмена мгновенными сообщениями до программного обеспечения для видеоконференций. В конечном итоге ваш выбор должен отражать конкретные потребности вашей команды, например, нужно ли вам поддерживать постоянную связь и иметь возможность сотрудничать в группах, или вы выполняете большую часть своей работы индивидуально.
Вот несколько примеров инструментов, которые помогут вам ориентироваться в поиске:
Zoom: удаленная служба конференц-связи, которой во время нынешнего кризиса уделяется много внимания в связи с ее работой, образованием и социальным использованием. Zoom предлагает широкий спектр инструментов для онлайн-встреч, чатов и совместной работы.
Slack: платформа обмена сообщениями на основе каналов связи, Slack позволяет структурировать ваше общение по группам и темам. Существует также возможность интеграции неограниченного количества приложений, которые могут помочь упростить ваше удаленное общение.
Microsoft Teams: интегрированная платформа для совместной работы, предоставляющая функции собраний, чата и хранения данных. Microsoft Teams — хороший выбор, если вы ищете более комплексное решение для совместной работы для удаленной работы.
Организация и производительность приложений
Оставаться сосредоточенным и выполнять задания — достаточно трудно и в лучших обстоятельствах. Без структуры, которую обеспечивает офисная среда, это может стать еще более сложным. Существует целый ряд приложений, разработанных, чтобы помочь командам оставаться организованными и продуктивными. Начиная с программного обеспечения для отслеживания времени и планирования, заканчивая планированием проекта и организацией рабочего процесса, существуют приложения, предназначенные практически для любых потребностей.
Вот несколько разных приложений, которые вы можете попробовать:
Calendly: приложение для планирования встреч, которое помогает оптимизировать ваши встречи и управление календарем. Calendly — хороший выбор, если вы управляете несколькими встречами и мероприятиями, работая удаленно.
Trello: программное обеспечение для управления проектами, которое позволяет разбивать и визуализировать большие рабочие процессы в отдельные задачи с назначенными владельцами. Trello — хороший вариант, если вам нужна помощь в структурировании больших проектов.
Toggl: приложение для отслеживания времени, которое позволяет вам отслеживать свое время и анализировать, куда вы его потратили. Toggle — это один из многих инструментов, которые помогут вам лучше управлять тем, как вы проводите время, работая удаленно.
Работа с изменениями
Изменения могут пугать вас, но, на самом деле, мы развиваемся чаще всего в ситуациях, когда нас выталкивают за пределы наших зон комфорта. Внезапно, из-за внешних факторов, мы вынуждены переключиться на домашний офис — вот такая ситуация. Подходя к этому изменению с открытым сердцем, открытым разумом и, конечно, с хорошим планом, вы сможете превратить это испытание в возможность для роста!