Контрольные списки дел – это отличный способ, который поможет вам обеспечить то, что должно быть достигнуто. В малом бизнесе они могут быть очень мощным подспорьем в плане обеспечения выполнения и контроля важных задач, которые выполняются и должны быть завершены в установленные сроки.
При использовании при осуществлении операционных процессов и процедур, чеклист может поспособствовать стандартной производительности труда и помочь уменьшить отклонения планируемых показателей. Таким образом, сокращение количества ошибок и затрат приведут к увеличению прибыли предприятия.
Используйте следующие чеклисты на практике и посмотрите, насколько увеличатся ваши достижения в малом бизнесе:
1. Список «Что нужно сделать»
Наиболее известный и широко использующийся чеклист – это простой список дел. Задачи на каждый день записанные в планировщик, блокнот или в виде компьютерной заметки. Когда каждая задача будет завершена и вычеркнута из списка, он становится действующим напоминанием о том, какие задачи еще необходимо выполнить. Любые незавершенные задачи начинают ваш список дел на следующий день.
2. Чеклист для «Процедуры проверки»
Почти в любом бизнесе, есть определенные процедуры, которые должны быть соблюдены. На оперативном уровне при помощи процедуры проверки списка дел можно убедиться, что требуется сделать, что сейчас находиться в процессе и что уже достигнуто. В качестве примера, этот тип списка дел может быть использован для детализации производственного процесса, последовательности документооборота в офисе, проверки товарных запасов и т.д. По мере завершения шагов, они могут быть проверены (даже с отметкой времени, если это необходимо). Эта визуальная проверка помогает предотвратить ошибки, упущения или идентифицирует ошибки, которые могут быть немедленно исправлены.
3. «Диагностический» чеклист
Довольно часто в каждом бизнесе что-то бывает идет не так, как запланировано. И когда это произойдет, может быть создан список поиска неисправностей и использован для выяснения того, что произошло, основываясь на предварительном опыте работы с подобными проблемами и учитывая прошлые пути их разрешения. Используя этот тип системного подхода, проблема решается сама собой, или же команда сможет найти ответы быстрее, чем они бы нашли их с более неорганизованным подходом. Список может быть составлен опытным работником и использоваться этим же лицом или передан другому работнику, ответственному за выполнение, анализ и устранение проблемы.
4. Чеклист «Готовности»
Список для проверки готовности предусматривает, чтобы определенный процесс был завершен до того, как начнется выполнение следующих задач. В качестве примера: ИТ-специалисты могут использовать этот перечень, чтобы обеспечить все требования — сайт, материалы, тренинги и людей – их готовность и быстроту доступа, прежде чем планировать компьютерные установки. Другим примером может служить отдел кадров, использующий контрольный список перед приемом новых сотрудников, убедившись, что вся необходимая документация будет собрана и оформлена, прежде чем разрешить новым работникам приступить к работе. Список проверки готовности, как следует из названия, обеспечивает необходимыми компонентами задачи до осуществления какой-то конкретной задачи.
5. Контрольный список «Координационного руководства»
На более высоком уровне чеклист поможет координировать работу среди различных ведомств. Например, руководитель может использовать контрольный список, чтобы отслеживать требования клиентов к определенному продукту, прогресс в работе в разрезе нескольких отделов, осуществляющих деятельность внутри офисных помещений или основные этапы, достигнутые в отношении значительных изменений бизнеса.
Этот тип чеклиста может варьироваться и включать в себя различное количество выполняемых процессов, вовлеченных в выполнение этих задач менеджеров, но он также может показать вам степень завершенности каждой отдельной области проекта, что в результате приводит к 100 процентам завершения общего проекта.
Когда нужно применять чеклисты
Список дел, будь он простым или сложным, является отличным средством для улучшения эффективности и результативности любой деятельности. Он помогает достичь выполнения важных задач для повышения эффективности бизнеса.
Хоть и существует множество контрольных списков, важно использовать контрольный список, который будет наиболее выгодным для вашего бизнеса. Главная цель и идея заключается в том, чтобы улучшить работу вашей компании с актуальными достижениями, а не создать больше работы, тратить на это драгоценное время или снижать эффективность. Списки дел работают! … просто попробуйте их применять.