Случай из жизни.
Одна транспортная фирма учет толком не вела, несмотря на то, что главбух стабильно получала свой оклад. Однако именоваться главбухом это еще не все …. Собственно говоря, дама себя здорово чувствовала, да и пользовалась кассой как собственным бумажником. Компания была маленькая, главбух выполняла обязанности главбуха, рядового бухгалтера и кассира по совместительству.
Когда меня позвали туда с целью наведения порядка, первым моим действием было формирование команды из 3-х человек для составления акта проверки с указанием точных сумм. Акт был подписан время 3-мя членами комиссии и главбухом. Наша особа тогда еще не понимала, чем это может ей грозить, считая, что после ухода комиссии она сможет пользоваться кассой как привыкла, но не тут то было. Я установил ей нехитрую программу в excel, внес начальный остаток (сумму из актов), а далее ей довелось вести кассу самостоятельно. Спустя две недели женщина пришла вся в слезах, заявила, будто бы в кассе находились ее собственные средства (?!) с требованиями их вернуть. Только о возвращении нечего было и разговаривать, даже в случае моего большого желания, все–таки акт был подписан 3-мя независимыми людьми.
Так эта женщина поплатилась за безответственность и некомпетентность. Спустя месяц она рассчиталась из компании, фирма же сразу ушла в прибыль.
К сожалению, подобные истории не являются редкостью. Зачастую, таким образом дела обстоят в интернет магазинах, в которых курьеры принимают деньги от клиентов, а единственный работник который знаком с финансовой дисциплиной – приходящий бухгалтер, обычно занятый отчетом для налоговой, но никак не учетом бизнеса.
Рассмотрим «Принцип целесообразности».
В банке средних масштабов день ото дня сотни клиентов свершают тысячи операций, при этом не пропадает ни одна копейка, благодаря тому, что организация учета налажена грамотно и надежно. Продолжительное время я трудился в банке, и хорошо знаю, как наладить такую систему. Однако и себестоимость такого рода системы будет, как в банке, выше выручки среднестатистического интернет-магазина, что само по себе абсурдно. По этой причине в практике административного учета используется принцип целесообразности:
Система мероприятий по контролю и учету обязана экономить или прибавлять больше средств, чем требуется для ее проведения.
Описанные в этом разделе мероприятия, направленны специально на некрупный бизнес, от Вас требуется минимум времени и труда для их проведения, при этом опытным путем подтверждена их эффективность. Это именно тот требуемый минимум, который Вам необходим.
«Организация учета»
Никогда не позволяйте делать в учет записи того, чего не было, либо же не записывать то, что было. В случае если позволите – обязательно запутаетесь.
Приведу пример: Управленческой кассой ведает кассир, постоянно находящийся в офисе. Учредитель же в это время бывает в банках, с клиентами в кафе ведет переговоры, получает денежные знаки и расплачивается ими. Добраться в офис в указанный день учредитель никак не успевает, по этой причине он телефонирует кассиру и информирует его о сделанных операциях в телефонном режиме. Кассир записывает все операции таким образом, будто бы они были проведены по кассе. Следствием становится остаток кассы, получаемый в записях, но не совпадающий с сумой по факту. Таким образом, кассир не имеет возможности сверить кассу, однако сверка является единственной гарантией верности учета. Каждая операция, при учете, должна иметь документальное доказательство.
Порой нет подобного документа. К примеру, в интернет магазинах, курьеры нередко получают у клиентов наличные без документов. В данном случае необходимо создать нужный документ. Для таких дел в бухгалтерии используются приходные и расходные ордера, можно использовать их, а можете создать собственные формы, каковы станут удобными непосредственно для Вашего бизнеса. Ключевым правилом здесь является:
Поставить подпись в этом акте обязаны 2 человека, принимающий деньги и тот, кто их вручил.
Подворачиваются случаи, когда в отдельном случае получать автограф не нужно, к примеру, клиент вряд ли станет подписываться под актами отчетов. Однако курьер, обслуживающий данного клиента, с огромным удовольствием проверит правильность записи о его работе, ведь он получает процент.
По этой причине на курьера заводится карточка. 1 карточка на 1 курьера на 1 день. В нее регистрируют каждого посетителя и каждую выполненную курьером доставку. Прежде чем уйти домой курьер выполняет проверку карточки и подписывает ее.
К концу дня кассир должен распечатать отчет, куда вбивает свою фамилию с именем и отчеством, и ставит подпись. К каждой строке отчета кассир обязан подкрепить оправдательный документ. Отчет с оправдательным документом помещается в отдельный файл, который в свою очередь подшивают в папку «касса».
Таким образом выходит такая цепочка учета:
Ежедневно Вы имеете отчет за этот день подписанный кассиром. К каждому отчету прилагаются подтверждающие документы для каждой операции. Входящим остатком нового дня является исходящий остаток предыдущего.
Жизненная история:
Как-то раз в интернет магазине администраторы неверно вбили дату в одну бухгалтерскую программу на компьютере. Программа ошибочно сосчитала остаток, так как она считает согласно дате. Девочки заметили лишние деньги, и разделили их между собой. Однако оплошность быстро разоблачили, и деньги пришло возвратить.
Достаточно осмотреть папку отчетов за день, как подобные оплошности сразу становятся видны. Даже, при условии, что Вы эту ошибку никак не приметите, пролистывая отчеты с кассы, она выползет на следующей стадии, при ведении ДДС (отчета о виде денежного потока).
Передача материальной ответственности.
С утра прибывает сменщик кассира (администратор в интернет магазине). Сменщик пересчитывает деньги в кассе, сверяя с остатком во вчерашнем отчете. В случае несовпадения суммы сменщик отзванивается руководителю, а тот, в свою очередь, принимает меры в связи с возникшей ситуацией.
Как осуществлять контроль кассы не тратя на это дело больше двадцати минут в неделю?
— Управляющий один раз в неделю подсчитывает фактический остаток, сверяя его с расчетным (который написан в учете) на период проверки.
— Управляющий один раз в неделю выполняет проверку отчетов по кассе, сравнивая входящие остатки нового дня с исходящими остатками предыдущего, и за любой день проверяет всю документацию дня.
— Главное условие — это отсутствие информации у сотрудников о времени, когда управляющий станет пересчитывать кассу, и за который период проведет проверку документов.
Описанные выше мероприятия смогут обезопасить Вас от ошибок и бесчестности рядовых работников, при условии, что Вы будете выполнять эти мероприятия.
Существует, правда, ряд ошибок, которые на данном уровне учета не замечаются.
Пример: женщина, руководящая интернет магазином, взяла у администратора выручку – двадцать четыре тысячи рублей, и расписалась за них. Деньги она положила в свой сейф, и вписала в свой файл учета, как полагается. Проблема в том, что она ошиблась на две тысячи, вписав в свой файл двадцать две тысячи рублей. Следующим днем я сводил денежный поток, и выявил ошибку.