Хотите действительно почувствовать, что начинается новый год? Это будет сложно сделать, если ваш офис, рабочий стол или другое рабочее пространство загромождены и не упорядочены. Выполните следующие действия для организации рабочего пространства:
1.Возьмите несколько пустых коробок. Вам понадобится одна коробка для вещей, которые вам нужны и которые вы оставляете, один для вещей, которые вы выбрасываете, и третий для предметов, которые вы отдадите кому-то.
2.Уберите все с верхней поверхности стола и сортируйте в один из трех ящиков.
3.Как только вы узнаете, что вы оставляете, решите, действительно ли это нужно оставить на столе или нет. Постарайтесь оставить на своем рабочем месте (на столе) только предметы, которые вы используете каждый день.
4.Теперь достаньте все из ящиков вашего рабочего стола и сортируйте содержимое в один из трех ящиков. Выбрасывайте все, что вы никогда не используете или что не работает, например, ручки, чернила в которых закончились.
5.Переходите к своим безделушкам, фотографиям и другому офисному оформлению, если у вас есть таковое. Мне нравится окружать себя подобными мелочами, тем, что вдохновляют и подпитывают меня, но это может зайти слишком далеко. Если ваше пространство заполнено всевозможными сувенирами и памятными вещами, попробуйте выбрать один конкретный элемент для того, чтобы оставить на столе и отложить остальные. Если захотите, вы сможете потом менять на новый элемент каждый месяц, не загромождая при этом рабочее пространство.
6.Освободите стены. Выбросьте все то, что находится на вашей доске объявлений или на доске вдохновения.
7.Приведите в порядок свои электронные гаджеты. Возможно, вы все еще храните зарядные устройства и шнуры для устройств, которых у вас уже нет, или устаревшие устройства? (Не забудьте правильно утилизировать электронику).
8.Наведите порядок на полках. Есть ли у вас деловые книги или справочники, занимающие место на полках? Посмотрите, сможете ли вы найти ту же информацию в интернете и устранить беспорядок на полках.
9.Наведите порядок в шкафах с папками и документами. Выбросьте все бумажные записи, которые вам больше не нужны. Измельчите их или сдайте на макулатуру. Упорядочьте все документы, которые необходимо сохранить. Если возможно, сканируйте и оцифруйте свои записи – таким образом, вы сэкономите место, и вам им будет проще получить доступ к ним.
10.Сделайте генеральную уборку в своем офисе. Вытрите пыль на столе. Помойте окна в офисе. Пропылесосьте и помойте полы. Обратите внимание на самые укромные уголки, чтобы ваше рабочее пространство действительно стало чистым.
11.Перед тем, как сложить все вещи в ящики, на стол и на полки, оцените, что где должно находиться, чтобы вам было удобно и комфортно в вашем рабочем пространстве. Вам нужно неудобно низко наклоняться, чтобы взять папки с документами или сильно поворачиваться, напрягая плечо, чтобы ответить на звонок? Разместите все, что вы используете, чтобы вы имели возможность без затруднений получить к ним доступ.
12.Если у вас его еще нет ее, приобретите мусорную корзину в свой кабинет. Вам будет удобней, и вы можете потом перерабатывать выброшенную бумагу.
13.Наведите порядок на экране нашего компьютера, ноутбука, планшета, смартфона и любых других устройств в соответствии с указаниями производителей.
14.Очистите крошки с ваших клавиатур.
15.Выполните техническое обслуживание периферийных устройств. Принтеры, копировальные аппараты, многофункциональные устройства и другое офисное оборудование нуждаются в регулярном обслуживании. Просмотрите руководства в интернете и следуйте рекомендованным шагам.
16.Настройте систему обработки входящих документов, которая поступают для вас и вашего бизнеса. Некоторые люди умудряются работать и процветать в беспорядке на рабочем месте, но даже в этом случае вам нужна какая-то организация для этого беспорядка. Используйте корзины или почтовые ящики, чтобы раскладывать ваши завалы, как-то упорядочивать их и поддерживать порядок.
17.Составьте список всего в своем офисе, что нуждается в ремонте, будь то скрипучее колесо на вашем рабочем столе или проблема с выключателем освещения. Если вам нужен профессионал для ремонта, найдите и спланируйте это сейчас.
18.Запасы. Вам нужно запастись картриджами с тонером, ручками, файловыми папками или другими канцелярскими принадлежностями? Сделайте заказ онлайн и закажите доставку в офис.
19.Очистите кеш вашего компьютера.
20.Переместите загруженные файлы из папки загрузки в соответствующее место или удалите их.
21.Запустите приложение для очистки компьютера. Найдите приложение, которое идентифицирует мусор, большие файлы и дубликаты файлов, чтобы вы могли их удалить.
22.Удалите приложения, которые вы не используете. (Не просто переместите их в корзину, а убедитесь, что они правильно удалены).
23.Переместите старые файлы, которыми вы не пользуетесь часто, к которым вы часто не обращаетесь, но все же хотите сохранить их, в отдельную папку архива, чтобы они не занимали визуальное пространство.
24.Удалите закладки браузера, которые вы больше не используете. Организуйте свои оставшиеся закладки в категории.
25.Просмотрите приложения, запускаемые при запуске вашего компьютера. Запуск слишком большого количества приложений автоматически может замедлить работу вашей системы, поэтому ограничьте ее тем, что вам нужно для ежедневного использования.
Вероятно, вам придется выделить целый день для организации рабочего пространства. Если вы не сможете выделить время во время рабочей недели, сделайте это в выходные дни. Если вы начнете уставать от этого процесса, сначала сосредоточьтесь на физической очистке, а затем на следующий день очистите компьютер.
Наконец, позаботьтесь о том, чтобы все сотрудники вашей организации выполнили те же самые действия, таким образом, весь ваш бизнес будет синхронизирован и готов начать новый успешный год.