Пустые полки в магазинах. Дезинфицирующие средства для рук распроданы. Моющих средств нигде нет. Это происходило во многих городах по всему миру в начале марта 2020 года. Практически в мгновение ока глобальная пандемия перевернула статус-кво с ног на голову, и частным лицам и компаниям пришлось изо всех сил пытаться адаптироваться и преодолевать возникшие перед ними проблемы.
Для некоторых предприятий это было снижение посещаемости или изменение поведения потребителей. Для других это были проблемы в их цепочке поставок, распределительной сети или конвейере разработки.
В настоящее время каждый бизнес переживает свой собственный набор проблем и неопределенностей в сегодняшних условиях, но эти неопределенности дают возможность отразить и лучше понять суть бизнеса, ключевые факторы его прибыли и то, как эти факторы могут быть использованы для создания пути возврата к новому нормальному функционированию.
Важность прогнозов
Как владелец малого бизнеса, вы, наверняка, занялись бизнесом, чтобы производить или продавать товары и услуги, которые нравятся вам, нравятся клиентам, с которыми вам нравится работать. Финансовые показатели бизнеса пугают, и вы действительно можете не видеть в них необходимости прямо сейчас, поэтому с радостью откладываете их на потом.
Мой бизнес — кофейная компания, находился в аналогичном положении. Мы составили некоторые основные финансовые прогнозы до пандемии Covid-19, поскольку мы работали над расширением нашего бизнеса и принимали решения о том, куда направлять ресурсы. Однако недавно мы обнаружили в них новую потребность и важность. Поскольку пандемия бушевала повсюду вокруг, наши партнеры, арендодатели и многие другие смотрели на наши прогнозируемые финансовые результаты не только как на показатель будущего успеха и прибыльности, но и как на показатель нашей уверенности в собственном бизнесе, уверенности в нашей команде и будущем.
Особенно сейчас, когда малый бизнес продолжает сталкиваться с новыми проблемами, арендодатели и банки захотят увидеть обновленные финансовые прогнозы, прежде чем они оценят ваш бизнес на предмет платежеспособности, рефинансирования или другого вида сотрудничества. Кредиторы и государственные учреждения часто обращаются к прогнозам прибылей и убытков как к показателю того, насколько пандемия нанесла ущерб вашему бизнесу, и поэтому чем они точнее, тем лучше они будут служить вам.
Помимо этого, вы можете посмотреть на финансовые показатели своего бизнеса в дальнейшем, чтобы проанализировать ключевые аспекты вашего бизнеса на единицу производимой (продаваемой) продукции. Для нас это означало понимание того, сколько стоит производство чашки кофе и от чего зависит эта стоимость. Оттуда мы посчитали, сколько мы производим чашек кофе, а затем — сколько чашек кофе нужно продать, чтобы покрыть наши накладные расходы.
Хотя кофе может быть нишевым примером, эта общая концепция юнит-экономики действительно применима к любому бизнесу: что вы производите, за сколько и сколько вам нужно продать, чтобы покрыть свои расходы?
-
Найдите хорошую отправную точку: создание отчета о прибылях и убытках.
Отчет о прибылях и убытках – лучшая отправная точка для малого бизнеса, чтобы начать свои прогнозы. Это действительно сердце бизнеса, и оно даст вам представление о показателях и направлениях, которые вы, возможно, захотите рассмотреть в дальнейшем. Получив отчет о доходах, вы можете использовать его для построения баланса и отчета о движении денежных средств, если вам это необходимо.
Лучшей отправной точкой для создания шаблона отчета о прибылях и убытках являются корпоративные документы публичной компании. Публичные компании обязаны предоставлять свои отчеты о доходах, балансовые отчеты и отчеты о движении денежных средств каждый квартал, и, найдя один или два отчета в своей отрасли, вы можете получить представление о том, какую информацию мир бизнеса в целом считает самой важной.
Обратите внимание на ключевые статьи, такие как различные категории доходов, стоимость проданных товаров / стоимость услуг и разбивку операционных расходов. Не беспокойтесь о более сложных аспектах бухгалтерского учета, таких как деловая репутация или неконтролирующие интересы, если вы не знаете, что они имеют прямое отношение к вашему бизнесу.
-
Прогноз доходов
Если у вас есть базовый план для позиций, которые вы ищете, доход — отличное место для начала. У вас уже есть некоторое представление о том, каким образом ваш бизнес зарабатывает деньги. Ключевым моментом здесь является разделение вашего дохода на различные «потоки», которые наиболее подходят для вашего бизнеса и отрасли. Может быть, вы продаете предметы в обычном магазине или в интернете. Это будут два разных потока доходов.
В качестве альтернативы, вашими потоками доходов могут быть продукты, которые вы продаете, и доход от услуг, связанный с постоянным обслуживанием этих продуктов. Что касается нас, мы заметили, что наша отрасль рассматривает выручку в магазинах по сравнению с доходом от продажи нашего кофе оптом или в продуктовые магазины, так что с этого мы и начали.
Что движет каждым из этих потоков?
Для наших кафе это фактор того, сколько людей приходит каждый день к нам и сколько денег они тратят.
Цель здесь состоит в том, чтобы взять абстрактное число «Доход от кафе» и разбить его на каждую из его важнейших частей, которые являются конкретными и которые намного легче осмыслять и спроектировать. Оттуда вы умножаете их вместе.
Для моей компании это выглядит примерно так:
Ежедневный доход от кафе = количество кафе x количество людей в день x среднее количество чашек кофе на человека
Эти числа намного легче найти и отследить, чем пытаться проводить анализ тенденций или смотреть только на историю денежных поступлений. Вы также можете получить более подробную информацию о них — возможно, ваш бизнес имеет сезонную тенденцию или, может быть, есть еженедельная ритмичность вашего бизнес-потока. И пока вы можете разбивать его на разные части, вы сможете делать эти прогнозы!
-
Переменные расходы
Переменные расходы — это те, которые напрямую зависят от вашего дохода. Вы увидите их в своем отчете о прибылях и убытках в первую очередь как стоимость проданных товаров / стоимость услуг, а в некоторых случаях — как операционные расходы.
Посмотрим на чашку кофе. В нашем предыдущем примере мы выяснили, сколько чашек мы будем продавать в день, и теперь мы хотим выяснить переменные затраты: чашка и крышка, сам кофе, вода, которая идет на заваривание, сироп / ароматизатор и любое молоко или другие добавки. Сложив их и умножив на количество чашек, проданных в день, мы получаем переменную стоимость.
Конечно, для вашего бизнеса, расчет, вероятно, будет немного сложнее этого. Возможно, ваши продукты имеют разные размеры и стоимость, или разные услуги имеют разную стоимость. И если вы можете указать эти числа и объяснить свои предположения, все будет готово!
-
Прогноз фиксированных затрат
Фиксированные затраты намного проще спроектировать. Это расходы, которые вы понесете независимо от того, сколько вы продадите. Обычно они делятся на несколько категорий, таких как зарплата, расходы на аренду, стоимость оборудования или другие подобные расходы, которые, как вы знаете, вам придется заплатить, независимо от того, продаете ли вы один товар или миллион подобных товаров.
Для многих из этих видов затрат они либо одинаковы из года в год, либо растут с фиксированной предсказуемой скоростью, например, арендная плата увеличивается на 2% каждый год. Вы можете предсказать и спрогнозировать их, и они, как правило, составляют ваши операционные расходы, внереализационные расходы (например, проценты по кредитам и т. п.) и, возможно, небольшую часть вашей стоимости проданных товаров.
Здесь вам просто нужно составить отчет о прибылях и убытках, заполнить все недостающие строки (например, налоги), и все готово!
-
Составление баланса и отчета о движении денежных средств.
Эти отчета немного сложнее для бухгалтерского учета. Специалисту лицу может потребоваться только просмотреть прогнозы отчета о прибылях и убытках, а затем просто запросить фактический баланс и отчет о движении денежных средств за последний финансовый год или квартал, чтобы увидеть полную картину. В этом случае вам может потребоваться даже не столько прогнозные показатели для этих двух отчетов, сколько точные утверждения из ваших последних отчетов за несколько периодов работы.
Если вы все же решите спроецировать свой баланс и отчет о движении денежных средств, процесс будет очень похож. Возьмите публичную компанию или другой сопоставимый финансовый отчет из вашей отрасли и начните заполнять строки. Вы должны быть в состоянии вести строку за строкой со своим отчетом о прибылях и убытках и составлять отчет о движении денежных средств на основе того, с какой суммой вы начали. В нижней строке отчета о движении денежных средств указываются количество денежных средств на конец отчетного периода, которые поступают непосредственно в ваш баланс.
Прежде чем начать…
Построение финансовых показателей вашего бизнеса — непростая задача. Спроецировать их в будущее еще сложнее. Когда вы беретесь за это, просто помните, что хотя это не самый захватывающий или интересный проект, но он может помочь вам в будущем не только в сотрудничестве с вашими партнерами, но и в планировании и расшифровке того, какие области вашего бизнеса готовы к успеху, а для каких может потребоваться точная настройка.
Следите за своими предположениями, чтобы вы могли их объяснить, а также возьмите сложные вопросы и разбейте их, чтобы вы и ваша команда могли лучше спрогнозировать и понять ключевые факторы. Наконец, всегда помните, что это всего лишь прогнозы. Какими бы полезными они ни были, они должны играть только одну роль в процессе принятия решений о том, что лучше всего для вашего бизнеса.